Cotisations impayées : comment relancer ses adhérents ?

Comment prévenir les retards de paiement
de cotisations ?

Pour éviter les cotisations impayées, la prévention reste la solution la plus efficace. En instaurant des règles claires et en communiquant efficacement auprès de vos adhérents, vous réduisez les risques de retards de paiement.

Définir clairement les règles d’adhésion

La clarté, c’est le secret d’une bonne relation avec vos membres. Lors de la création de votre association loi 1901, vous décidez librement des conditions d’adhésion que vous allez inscrire dans vos statuts associatifs.

Ces conditions peuvent porter sur différents critères, notamment :

• le montant de la cotisation ;
• la fréquence de paiement ;
• l’âge des membres ;
• les compétences spécifiques ;
• l’affiliation à un groupe ;
• le parrainage par un autre membre ;
• les droits et devoirs de l’adhérent.

Sur ce dernier point, il est important que chaque nouvel arrivant signe un formulaire d’adhésion mentionnant clairement tous ses droits et devoirs, y compris l’obligation de régler sa cotisation dans les délais impartis. Un bon moyen d’éviter des ambiguïtés.

Déterminer le bon montant et les modalités de paiement

Fixer le bon montant de votre cotisation, c’est trouver le parfait équilibre entre les besoins de financements de votre association et le pouvoir d’achat de votre public. Notez que, légalement, rien ne vous oblige à demander une cotisation à vos membres. Mais, on ne vous apprend rien, cette participation se montre souvent indispensable pour le bon fonctionnement de votre structure.

Le montant de la cotisation peut être fixe ou modulable en fonction du profil de l’adhérent. Par exemple, vous pouvez décider de fixer un tarif réduit pour les moins de 18 ans ou pour les seniors. Mais dans ce cas, faites attention à ne pas créer un écart de prix trop important qui pourrait être perçu comme discriminatoire.

Astuce : n’inscrivez jamais le montant précis de votre cotisation dans vos statuts. Vous seriez contraint de les modifier à chaque changement de tarif. Contentez-vous d’indiquer qui est habilité à fixer le montant, par exemple, le conseil d’administration ou l’assemblée générale.

Enfin, concernant les modes de paiement, là encore, vous pouvez les fixer librement. Espèces, chèque, virement, paiement en ligne… Le plus important reste de bien les préciser dans vos statuts et de choisir la solution la plus adaptée aux habitudes de vos membres.

Communiquer efficacement avec vos adhérents

Une communication claire et efficace reste votre meilleure alliée pour éviter les cotisations impayées. Prenez le temps de détailler et d’expliquer plusieurs points essentiels, notamment :

• le montant des cotisations par rapport au coût réel des des actions de l’association ;
• la différence de prix avec une structure commerciale ;
• les différentes aides financières disponibles : CAF, collectivités locales, Tickets Sport et Culture, etc.

Pensez également à définir une date limite de paiement dans vos statuts ou votre règlement intérieur, par exemple “dans les 15 premiers jours de l’année civile”. En l’absence de précisions, vos adhérents peuvent techniquement vous payer comme bon leur semble, ce qui peut rapidement compliquer votre gestion.

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Comment faciliter le paiement des cotisations pour éviter les impayés ?

Simplifier le paiement des cotisations contribue à réduire les oublis et les retards. Voici quelques idées qui vous permettront de rendre le règlement des adhésions plus facile, tout en sécurisant vos revenus.

Proposer un paiement en ligne simple et sécurisé

Aujourd’hui, le paiement en ligne ne fait plus figure d’option mais bien de nécessité. Vos adhérents attendent de pouvoir régler leurs cotisations facilement, quand ils le souhaitent, depuis leur ordinateur ou smartphone.

Pour encourager le paiement en ligne, faites en sorte que cette solution soit parfaitement visible sur le site web de votre association, idéalement dès la page d’accueil. Veillez à ce que l’expérience utilisateur soit fluide avec :

• un formulaire simple ;
• des étapes de paiement claires et détaillées ;
• une version mobile optimisée.

Autre point clé : rassurez vos adhérents sur la conformité de votre solution de paiement et sur la parfaite sécurité de leurs données financières. Pour les convaincre, n’hésitez pas à communiquer largement (par mail, par exemple) sur tous les avantages du paiement en ligne :

• gain de temps ;
• confirmation immédiate ;
• possibilité d’enregistrer les informations bancaires pour les renouvellements, etc.

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Favoriser le renouvellement automatique ou les paiements échelonnés

Le renouvellement automatique de cotisations et les paiements échelonnés font figure d’arguments de poids pour les adhérents.

Ce n’est pas anodin si de plus en plus d'associations loi 1901 proposent des mensualités automatiques pour étaler les dépenses de leurs adhérents. Un moyen simple et efficace de contourner les possibles difficultés financières de certains, voire de rallonger la durée d’engagement de vos membres.

Mieux, chaque échéance représente une belle opportunité de communiquer avec les personnes qui vous soutiennent, de leur rappeler toute la valeur de leur adhésion, et de les encourager à profiter de tous les avantages liés à leur précieux statut.

Offrir des exonérations temporaires et délais de grâce

La vie n’est pas toujours simple pour tout le monde et certains de vos adhérents peuvent connaître des périodes compliquées financièrement. Avant la période de renouvellement, il peut être pertinent de proposer discrètement une exonération temporaire des cotisations.

Vous pouvez, par exemple, soumettre cette alternative via un formulaire de renouvellement envoyé par mail. Cette approche permet à vos membres de bénéficier de ce petit coup de pouce sans avoir à le réclamer, au risque d’être mal à l’aise. Une attention qui saura être appréciée de tous.

Également, certaines associations proposent un délai de grâce étendu à 90 jours, le temps que leurs adhérents régularisent leur situation sans perdre leurs avantages. Un geste de solidarité qui renforce le lien avec vos membres et démontre les valeurs de votre organisation.

Autres alternatives

Si des freins financiers persistent, n’hésitez pas à faire preuve de créativité et à trouver des alternatives pour faciliter le paiement des cotisations. Voici quelques idées de pistes que vous pouvez creuser :

• Parrainage par des bienfaiteurs ou sponsors : une entreprise partenaire peut accepter de prendre en charge les cotisations de certains profils, comme des étudiants ou des jeunes actifs ;
• Programme de crédit bénévole : proposez aux membres en difficulté d’obtenir un crédit pour les cotisations de l’année suivante en échange d’un nombre d’heures de bénévolat. Un arrangement gagnant-gagnant qui renforce l’engagement sans nuire à votre trésorerie ;
• Incitations au paiement en ligne : récompensez les adhérents qui renouvellent leur cotisation en ligne et offrez leur une petite réduction (par exemple, 5 ou 10%) cohérente vis-à-vis de vos finances.

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Quand et comment relancer les adhérents ?

Malgré votre travail de prévention et de communication, certaines cotisations restent impayées ? Découvrez quelques bonnes pratiques pour relancer vos adhérents avec diplomatie et professionnalisme.

Quel est le bon timing de relance ?

Le timing, c’est un savant dosage. Selon le fonctionnement de votre association, on peut raisonnablement imaginer un délai d’un à deux mois entre le premier appel à cotisation et les premières relances.

Tout dépend de vos activités : un club de sport avec un démarrage des cours rapide n’aura pas les mêmes contraintes de temps qu’une association caritative. Le plus important reste de définir, à l’avance, un calendrier de relances et de vous y tenir en toutes circonstances et de manière équitable pour tous vos adhérents.

Autre possibilité, un peu plus drastique : décider qu’à partir d’une certaine date, vous ne relancez plus vos membres et considérer que, de toute façon, il est déjà trop tard pour s’intégrer aux activités en cours.

Quelles sont les étapes pour une relance efficace ?

Une stratégie de relance efficace s’organise généralement à travers plusieurs étapes progressives :

• Premier rappel amical (J+30 à 60) : envoyez un mail ou un courrier courtois rappelant simplement l’échéance et donnez le lien de paiement ;
• Deuxième relance : (J+75 à 90) : adoptez un ton cordial mais légèrement plus ferme en rappelant notamment les conséquences d’un non-paiement des cotisations, tout en restant évidemment bienveillant ;
• Dernier avertissement (J+100 à 120) : envoyez un courrier mentionnant clairement que le non-règlement entraînera la perte du statut d’adhérent, si c’est prévu dans vos statuts.

Pensez à conserver une trace écrite de vos relances : elles serviront de preuves en cas de contestations ultérieures.

Comment rédiger un bon courrier de relance ?

Un bon courrier de relance doit trouver le juste équilibre entre fermeté et bienveillance. Voici quelques éléments clés à inclure :

• Objet clair : “Rappel : Cotisation (année)” ;
• Ton explicatif : rappelez les avantages de l’adhésion pour votre membre, les conséquences des impayés pour votre association et les valeurs de leur engagement ;
• Informations pratiques : détaillez la somme exacte due, les modalités de paiement et la date limite de versement ;
• Conséquences : si vos statuts le prévoient, mentionnez que le non-règlement de la cotisation entraîne la perte du statut d’adhérent ;
• Bulletin de renouvellement : joignez-le systématiquement afin de faciliter la démarche de la personne.

Gardez en tête que, plus votre message se montrera positif et pédagogique, plus vos chances de succès de votre relance seront importantes. Enfin, n’oubliez pas de remettre un reçu à votre adhérent une fois sa cotisation réglée.

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Comment Kis vous aide dans vos relances
de cotisations ?

Chez Kis, nous savons que la gestion de vos adhérents et le suivi de vos financements représentent des tâches majeures de votre quotidien.

Sur notre plateforme collaborative et personnalisée, vous bénéficiez de nombreuses fonctionnalités qui vont vous faciliter la vie :

• Centralisation de toutes les données et informations de vos membres dans des espaces sécurisés ;
• Automatisation des inscriptions, des paiements et des relances ;
• Personnalisation des formulaires et messages de relance aux dates souhaitées ;
• Espace de travail personnalisé pour chaque adhérent afin qu’il puisse accéder à ses documents et ses reçus ;
• Suivi en temps réel et représentations graphiques claires de tous vos indicateurs clés : taux de renouvellement, évolution des adhésions, participations aux événements ;
• Interconnectivité avec vos outils existants : logiciel de gestion des adhérents, formulaires externes, solutions de paiement, etc.

Prévenir les retards, faciliter les paiements et relancer intelligemment vos adhérents restent les clés d’une collecte de cotisations efficace. Avec Kis, vous transformez simplement cette tâche, souvent répétitive et chronophage, en véritable atout pour votre association, tout en maintenant des relations harmonieuses avec vos membres.

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