7 bonnes pratiques de communication interne en association

1. Définir ses objectifs de communication

Pour améliorer la communication interne dans votre association, la première bonne pratique consiste à définir des objectifs clairs. Plus clairement, il faut vous demander : pourquoi communiquez-vous ?

• Présenter vos actualités ;
• Informer vos membres d’un événement ;
• Motiver vos équipes autour d’un nouveau projet ;
• Recruter des adhérents ;
• Remercier des bénévoles pour leur engagement.

Pour vous aider à aligner vos messages internes avec les valeurs et les missions de votre association, établissez des objectifs SMART, c’est-à-dire :

• Spécifiques ;
• Mesurables ;
• Atteignables ;
• Réalistes ;
• Temporellement définis.

Également, veillez à adopter un ton clair et accessible pour tous vos membres, y compris les nouveaux arrivants. Vous pouvez notamment segmenter les différents profils qui constituent votre organisation (responsables, adhérents, bénévoles occasionnels ou réguliers, partenaires) pour adapter vos messages à leurs différents besoins en informations.

2. Donner la parole à ses membres

Au sein d’une association, une bonne communication interne n’est jamais en sens unique. Il est primordial de laisser la parole à vos équipes.

Pour assurer une circulation des informations parfaitement fluide, vous pouvez vous appuyer sur trois grands types de communication, à savoir :

• Communication descendante : depuis les dirigeants et responsables vers les différents membres ;
• Communication ascendante : les membres font remonter leurs questions, idées, retours, préoccupations vers les responsables de l’association ;
• Communication transversale : elle favorise les échanges entre les personnes de même niveau de responsabilité.

Grâce à ces différentes stratégies, vous valorisez la parole de chacun et impliquez le maximum de personnes dans le fonctionnement de l’organisation. Un moyen simple de montrer que tout le monde compte et peut contribuer au développement de l’association.

3. Varier ses canaux de communication

La clé d’une bonne communication interne repose sur une utilisation pertinente de tous les canaux qui s’offrent à vous. En fonction de la taille de votre association, ciblez les supports les plus adaptés à la nature du message et aux profils des destinataires.

Il est d’ailleurs conseillé de combiner différents canaux de communication pour toucher efficacement l’audience la plus large. Parmi les méthodes dites traditionnelles, vous pouvez notamment opter pour :

• des réunions régulières en présentiel ;
• des assemblées générales ;
• des affichages au sein de vos locaux ;
• des supports internes : journal associatif, livret d’accueil, brochures.

En parallèle, certains outils numériques se montrent incontournables :

• Messagerie instantanée pour les échanges rapides
• Newsletters pour communiquer les informations importantes ;
• Planification des événements ou gestion des planning ;
• Stockage et partage de documents.

Pour plus de facilité au quotidien, vous pouvez utiliser un logiciel pour association comme Kis. Vous pouvez notamment :

• centraliser et partager tous vos documents sur un seul et même espace sécurisé ;
• accéder à un planning intéractif afin de gérer vos adhérents en temps réel ;
• planifié automatiquement l’envoi de newsletters.

4. Créer des temps conviviaux pour renforcer
les liens

La communication interne, ça ne passe pas uniquement que par les mails, les réunions et les documents officiels. Les temps conviviaux, plus informels restent d’excellents vecteurs de communication.

Non seulement, ces moments se montrent particulièrement appréciés. Mais surtout, ils permettent à tous vos membres de briser la glace et d’apprendre à se connaître dans un cadre plus décontracté, renforçant ainsi la cohésion d’équipe.

Plusieurs types d’événements, simples à organiser, vont permettre de booster la motivation et de renforcer le sentiment d’appartenance :

• un petit-déjeuner associatif ;
• un afterwork entre bénévoles ;
• une soirée jeux improvisée ;
• un séminaire avec tous les membres de l’organisation, etc.

Plus généralement, prévoyez des temps d’accueil dédiés à l’arrivée des nouveaux membres afin de leur présenter l’association, son histoire, ses valeurs, leur faire visiter les locaux.

5. Mettre en place un planning de communication

Pour bien structurer votre communication interne, il peut être pertinent de prévoir un planning pour planifier vos messages à un rythme régulier. En effet, il n’y a rien de pire que de communiquer à la dernière minute, voire carrément d’oublier de transmettre une information clé.

Grâce à un logiciel pour association comme Kis, vous avez accès à un calendrier interactif qui vous permettra de gérer votre communication interne en temps réel et de définir des éléments importants :

• planification des sujets ;
• fréquence de publication ;
• date d’envoi du message ;
• responsable de la tâche.

Si la taille de votre structure le permet, désignez un responsable de la communication qui pourra coordonner les différentes actions et assurer le bon respect du planning.

6. Centraliser ses informations
avec un logiciel adapté

Perdre un document, rechercher un fichier pendant des heures, oublier les coordonnées d’un contact… Ce sont des problèmes fréquents dans la vie administrative d’une association.

Pour simplifier la gestion de votre structure et mieux organiser votre communication interne, vous pouvez avoir recours à un logiciel dédié aux associations. Une plateforme collaborative comme Kis regroupe de nombreuses fonctionnalités qui vous feront gagner un temps précieux en automatisant certaines tâches chronophages.

Concrètement, avec Kis, vous pouvez :

• centraliser tous vos documents et données dans un espace partagé ;
• communiquer facilement et partager des informations en temps réel avec vos équipes ;
• personnaliser entièrement votre plateforme collaborative ;
• intégrer tous vos outils actuels : Google Drive, CRM, solutions emailing, etc. ;
• inviter un nombre d’utilisateurs illimité, sans frais supplémentaire.

Grâce à une solution comme Kis, vous maintenez un lien fort avec vos membres, adhérents, bénévoles et partenaires. Surtout, tout le monde bénéficie du même niveau de communication, en temps réel.

7. Mesurer et ajuster régulièrement
sa communication

Établir une stratégie de communication interne, c’est bien. L’analyser régulièrement pour l’améliorer en continu, c’est beaucoup mieux.

Mettez en place certaines mesures qui vous permettront d’identifier ce qui fonctionne et, à l’inverse, les aspects qui nécessitent des améliorations. Par exemple :

• questionnaires ou sondages auprès de vos membres pour collecter des retours sur la perception de la communication en interne ;
• taux de participation aux réunions ou aux événements ;
• indicateurs clés sur l’utilisation des outils numériques comme le taux d’ouverture des newsletters.

Ces 7 bonnes pratiques vont vous permettre d’améliorer votre communication interne et de la transformer en véritable atout pour votre association. Et avec l’accompagnement d’une plateforme comme Kis, vous stimuler l’engagement de tous vos membres.