10 conseils pour bien gérer sa base de données d’association

Qu’est-ce qu’une base de données
d’association ?

Une base de données d’association, c’est le coffre-fort numérique qui rassemble toutes les informations essentielles de votre organisation :

• coordonnées de vos membres, adhérents, bénévoles, partenaires et financeurs ;
• historique des cotisations ;
• participation à des événements ;
• préférence de communication, etc.

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Concrètement, cette base de données peut prendre différentes formes :

• un simple tableau Excel ;
• un CRM, pour la gestion de relation client ;
• un logiciel pour association comme Kis, un espace de travail collaboratif et personnalisé conçu pour centraliser et sécuriser toutes les précieuses données que vous traitez.

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Avec une base bien organisée, votre association loi 1901 peut gérer plus facilement ses projets au quotidien, prendre des décisions éclairées et engager durablement ses membres.

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Pourquoi bien gérer sa base de données
est indispensable ?

Une base de données associative mal organisée, c’est un peu comme une salle d’archives en désordre. On sait que toutes les informations sont là… mais difficile de remettre la main dessus. Une mauvaise gestion qui peut entraîner :

• des erreurs de communication : mauvais contact, doublons, oublis de mails ;
• des tâches de saisie et de correction chronophages ;
• une perte de confiance de la part des membres.

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À l’inverse, une base de données correctement gérée et organisée offre de nombreux avantages à votre association :

• fidéliser les adhérents et bénévoles grâce à une communication ciblée ;
• sécuriser les informations personnelles et confidentielles que vous traitez ;
• améliorer la satisfaction et l’engagement en connaissant mieux vos membres afin de répondre à leurs besoins ;
• suivre vos indicateurs de performance et la vie de votre association en un coup d’oeil ;
• gagner du temps en automatisant toutes les tâches répétitives ;
• respecter les normes de sécurité et de conformité RGPD (Règlement général sur la protection des données).

En bref, vos données ne sont pas de simples fichiers administratifs. Elles vous offrent une vision claire pour piloter sereinement votre organisation, l’améliorer en continu et trouver des opportunités de développement.

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10 conseils pour bien gérer
sa base de données associative

Maintenant que vous êtes convaincus de l’importance d’une base de données bien gérée, il est temps de se mettre au travail. Pour vous aider dans cette tâche, voici 10 bonnes pratiques qui vous permettront d’organiser toutes vos informations pour en tirer le meilleur.

1. Nommer un responsable de la base de données

Il est toujours plus simple d’avoir un capitaine à la barre. C’est pourquoi il est essentiel de nommer un responsable de la base de données, un administrateur ou gestionnaire de données, un CRM Manager… Peu importe le nom que vous lui donnez, l’important reste qu’un référent soit clairement identifié.

Ce responsable occupe un rôle stratégique et doit assurer différentes missions, parmi lesquelles :

• superviser l’utilisation de la base ;
• contrôler la qualité des données collectées ;
• éviter les doublons et les erreurs de saisie ;
• coordonner les différents intervenants ;
• former les autres membres et les accompagner dans l’utilisation quotidienne des outils.

Dans les petites associations, cette responsabilité peut tout à fait être assumée par quelqu’un qui occupe déjà une autre fonction, tant que cette personne est engagée durablement dans votre organisation.‍

2. Définir un cadre d’utilisation clair

Pour éviter que votre base de données ne se transforme rapidement en grand bazar, il est primordial de définir les règles du jeu d’entrée. Et ça implique de répondre à quelques questions simples :

• Qui peut consulter, saisir et modifier les données ?
• Qui s’occupe des sauvegardes et à quelle fréquence ?
• Comment gérer les contacts qui occupent plusieurs rôles dans l’association ?
• Quelles sont les règles de segmentation ?

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Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise méthode, il faut simplement choisir la plus adaptée au fonctionnement de votre structure. Une fois les règles établies, formalisez-les dans un document accessible à tous.

3. Centraliser ses données au même endroit

L’une des erreurs de gestion les plus fréquentes reste la dispersion des informations. Un tableau Excel d’un côté, des mails de l'autre, et des piles de papier au milieu. Ça reste le meilleur moyen de perdre des données et de multiplier les erreurs, les oublis et les doublons.

Avec un logiciel pour association comme Kis, vous pouvez centraliser toutes vos données dans un espace unique et sécurisé. Profils des membres, historique des dons et cotisations, participation aux événements… Toutes vos informations sont accessibles en permanence et mises à jour en temps réel. De quoi favoriser le travail collaboratif de vos équipes.

4. Établir des règles de saisie strictes

Des noms de famille mal orthographiés, des numéros de téléphone notés parfois sans espace, parfois avec des tirets… Si tout le monde entre les informations de manières différentes, il devient vite compliqué de s’y retrouver dans la base de données.

Il est donc indispensable de fixer des règles de saisie uniformes. Elles impliquent notamment :

• les informations obligatoires et facultatives pour chaque prise de contact ;
• le format attendu pour chaque donnée : numéros de téléphone avec espaces ou pas, noms de famille en majuscules ou minuscules, mails bien valides, etc. ;
• listes déroulantes avec options standardisées pour éviter les différences de saisie, par exemple, “1h”, “1 heure”, “une heure” ;
• traitement et stockage des données imprévues afin qu’elles restent exploitables.

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Des données uniformisées, c’est la clef pour les trier, rechercher et analyser facilement. Une organisation qui vous permettra de gagner de précieuses heures dans votre gestion quotidienne.

5. Former ses bénévoles et responsables

Rien ne sert de mettre en place des règles précises et des outils performants si personne ne les suit ou les utilise. Il est donc essentiel d’organiser des sessions de formation pour toutes les personnes amenées à manipuler la base de données.

Expliquez-leur les règles de saisie, les procédures de mise à jour, l’importance de vérifier la qualité des données traitées. Si les bénévoles ne modifient pas la base de données, ils doivent néanmoins savoir à qui transmettre les informations récoltées.

Et si, malgré la formation, quelqu’un rencontre des difficultés ? Malheureusement, il ne faut pas hésiter à lui retirer cette responsabilité. Attention, ce n’est pas une sanction mais une manière de protéger la qualité de précieuses données et de permettre à chacun de se concentrer sur ce qu’il fait de mieux.

6. Nettoyer régulièrement la base de données

Une base de données, c’est comme un jardin : ça s’entretient régulièrement. Tous les 6 mois, prévoyez un grand nettoyage durant lequel vous allez :

• supprimer les doublons ;
• archiver les membres inactifs ;
• corriger les erreurs de saisie, les incohérences et les champs vides ;
• vérifier la validité des adresses mail ;
• s’assurer que les communications ne sont pas envoyées à d’anciens membres.

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Une base propre et saine, c’est l’assurance de pouvoir utiliser des informations constamment fiables et à jour, et donc d’éviter bien des problèmes dans la gestion de votre association.

7. Mettre à jour les données en continu

Conserver des données obsolètes reste le meilleur moyen de perdre en crédibilité. Imaginez un peu envoyer une invitation à une mauvaise adresse, appeler un numéro non attribué ou, pire, relancer un adhérent qui a déjà payé sa cotisation. Une perte de temps pour vous et une image peu reluisante pour votre association.

Alors, comment éviter tout ça ? Encouragez vos membres à mettre à jour leurs informations régulièrement. La période du renouvellement des cotisations apparaît comme la période idéale pour faire ce petit point.

Pour vous faire gagner du temps, avec un logiciel pour association comme Kis, vous pouvez programmer des relances automatiques pour alerter vos équipes à échéances régulières et leur rappeler de vérifier les informations de la base.

8. Sécuriser l’accès et les données

La sécurité de votre base de données, c’est non seulement une question de conformité légale mais aussi de confiance rendue à vos membres. Le RGPD impose des règles strictes concernant la collecte, le stockage et l’utilisation des données personnelles.

En matière de sécurité, voici quelques points essentiels à vérifier :

• Hébergement sécurisé : vos données doivent être stockées sur des serveurs conformes aux normes de sécurité, idéalement situés en France ou en Europe ;
• Sauvegarde automatique : en cas de problème technique ou d’erreur humaine, vous devez pouvoir récupérer vos données ;
• Gestion des droits d’accès : décidez qui peut accéder à quelle information, en fonction de son rôle ou de ses responsabilités au sein de l’association ;
• Mots de passe robustes : utilisez des mots de passe longs et complexes et, si possible, activez la double authentification.

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Gardez en tête que protéger vos données, c’est protéger vos membres mais aussi votre organisation et sa réputation.

9. Segmenter intelligemment les contacts

Tous vos contacts ne possèdent pas les mêmes profils : certains sont des membres actifs ou des bénévoles, tandis que d’autres sont des donateurs, des partenaires ou des financeurs. Il est donc important d’adresser les bons messages aux bonnes personnes.

C’est ce que l’on appelle la segmentation : découper votre base de données en groupes cohérents afin de communiquer de manière ciblée et pertinente. Vous pouvez créer ces fameux segments en fonction de différents critères :

• Statut : membre actif, ancien membre, bénévole, donateur ;
• Niveau d’engagement : très impliqué, occasionnel, inactif ;
• Géographie : par ville, département ou région ;
• Centres d’intérêt : sport, culture, environnement ;
• Historique : ancienneté, participations aux événements, montant des dons.

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Grâce à une segmentation pertinente, vous pourrez créer des communications personnalisées. Un excellent levier pour renforcer l’engagement et la fidélisation.

10. Assurer la conformité RGPD

Comme expliqué précédemment, le RGPD vise à protéger, depuis 2018, les données personnelles des citoyens européens.

Concrètement, au niveau de votre association, cela implique que vous devez :

• informer clairement vos contacts de ce que vous faites de leurs données et combien de temps vous les conservez ;
• obtenir leur consentement explicite pour certaines utilisations comme l’envoi de newsletters, par exemple ;
• leur permettre d’accéder à leurs données, les modifier ou les supprimer sur demande ;
• sécuriser vos données contre tout accès non autorisé.

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Comment Kis vous aide dans la gestion
de votre base de données ?

Gérer une base de données associative peut sembler complexe. Mais avec les bons outils, ça devient un véritable jeu d’enfant. C’est pour ça que Kis a été pensé pour simplifier le quotidien des associations loi 1901, fondations, fédérations, ONG et toutes les organisations à but non lucratif.

Notre logiciel pour association vous permet de créer des espaces de travail collaboratifs personnalisés. Vous bénéficiez de différentes micro-applications et fonctionnalités qui vous faciliter votre organisation interne :

• Centralisation de toutes vos données dans un espace partagé et personnalisé, accessible en permanence ;
• Sécurité maximale : hébergement sur des serveurs français, protection par cryptage avancé, en totale conformité avec le RGPD ;
• Gestion fine des droits d’accès pour contrôler qui peut consulter et modifier vos données ;
• Visualisation des données grâce à des tableaux de bord visuels, Kanban et graphiques pour suivre l’avancement de vos projet en un coup d’oeil ;
• Interconnectivité avec tous vos outils existants (CRM, Drive, Comptabilité) pour éviter les doubles saisies.

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Avec Kis, vous vous ne contentez pas de bien gérer votre base de données, vous construisez un véritable outil de pilotage adapté aux besoins de votre association.

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