Comment organiser une assemblée générale d’association ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale
d’association ?

L’assemblée générale (AG), c’est en quelque sorte le parlement de votre association. Elle réunit tous les membres afin de débattre et prendre des décisions importantes concernant le fonctionnement et la vie de votre structure.

Il existe deux grands types d’AG :

• les assemblées générales ordinaires (AGO) : des réunions régulières, généralement annuelles, où l’on aborde la gestion courante de l’association, par exemple, l’approbation des comptes annuels ou la présentation du rapport d’activité ;
• les assemblées générales extraordinaires (AGE) : elles sont exceptionnelles et convoquées uniquement pour des décisions structurantes comme la modification des statuts, l’élection d’un nouveau président ou la dissolution de l’association.

Les modalités de chaque assemblée générale sont définies dans les statuts de l’association :

• qui peut participer ?
• qui peut voter ?
• comment les décisions sont adoptées ?

Assemblée générale : est-elle obligatoire ?

La loi de 1901 n’impose pas la tenue d’assemblées générales pour toutes les associations. Techniquement, vous pouvez donc vous en passer. Mais dans les faits, c’est un peu différent.

L’assemblée générale ordinaire se montre obligatoire dans différents cas de figure :

• si les statuts associatifs l’imposent : c’est généralement le cas, au moins une fois par an, pour faire le bilan et approuver les comptes ;
• si l’association est reconnue d’utilité publique ;
• si vous devez fournir des justificatifs pour obtenir un agrément ou des subventions ;
• si votre association est soumise à l’impôt sur les sociétés ;
• si votre organisation a contracté un emprunt ;
• en cas de dissolution de la structure.

Si votre association loi 1901 n’est pas concernée par l’obligation de tenir une AG, il reste vivement recommandé d’en organiser régulièrement. Ces réunions sont des moments d’échanges entre membres et de construction du projet associatif. Il serait dommage de se priver de moments si importants.

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Qui peut organiser une assemblée générale
d’association ?

Là encore, il faut consulter les statuts ou le règlement intérieur de l’association pour connaître la personne ou l’organe habilité à convoquer une assemblée générale.

Généralement, il s’agit du président de l’association mais cette responsabilité peut tout à fait revenir :

• au secrétaire ;
• au bureau ;
• au conseil d'administration ;
• ou même une proportion définie de membres. 

En cas d’absence de mention dans les statuts ou le règlement intérieur, l’organisation de l’AG incombe automatiquement au président.

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Qui doit participer à l’assemblée générale ?

Si vos statuts ne précisent rien, tous les membres de l’association doivent participer à l’assemblée générale. Et il est logique de ne laisser personne de côté puisque la loi de 1901 définit l’association comme un ensemble de personnes mettant en commun des moyens humains ou matériels au service d’un but collectif.

Toutefois, vos statuts associatifs peuvent prévoir certaines restrictions concernant la participation aux AG. Par exemple, en écartant les membres qui n’ont pas réglé leurs cotisations ou qui ne se montrent pas assez actifs. Mais il est primordial que ces règles soient clairement définies en avance et appliquées de manière équitable.

Si votre association dispose d’un commissaire aux comptes, rien de vous oblige à l’inviter. Mais il est admis de la convier à vos assemblées générales sous couvert de bonnes pratiques professionnelles.

Si des membres ne peuvent pas se déplacer le jour J, plusieurs solutions existent. Ils peuvent notamment voter par correspondance, en ligne ou donner procuration à un autre membre. L’essentiel, c’est que chacun puisse faire entendre sa voix, même à distance.

Quand organiser une assemblée générale
d’association ?

C’est vous qui décidez librement quand organiser vos assemblées générales ordinaires. La plupart du temps, ces réunions sont annuelles et généralement organisées en mars, septembre ou décembre. Tout dépend du rythme de vie de votre structure et de vos besoins spécifiques.

Il est primordial de définir clairement dans vos statuts la fréquence des AG, ainsi que les dates ou périodes préférentielles. De cette manière, tout le monde pourra s’organiser plus facilement afin d’être présent le jour de la réunion.

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5 étapes pour organiser l’assemblée générale
de son association

Organiser une assemblée générale ordinaire demande de respecter certaines étapes clés. Voici une feuille de route pour réussir ce rendez-vous important avec tous vos membres.

1. La convocation

Pour qu’une AG soit réussie, il faut commencer par prévenir tout le monde. La convocation doit être envoyée dans les délais prévus par vos statuts, généralement entre 8 et 15 jours avant l’assemblée générale. Idéalement, ciblez plutôt entre 15 jours et 1 mois afin de laisser le temps aux participants de s’organiser.

La convocation pour l’AG doit mentionner plusieurs informations clés :

• nom de l’association ;
• date de la convocation ;
• date, heure et lieu de l’assemblée générale ;
• ordre du jour détaillé ;
• identité et signature de l’auteur de la convocation.

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Plusieurs options s’offrent à vous pour l’envoi de cette convocation :

• courrier postal, simple ou recommandé ;
• mail ;
• publication sur votre site web ;
• posts sur les réseaux sociaux ;
• annonce dans la presse ;
• affichage dans les locaux.

Choisissez le ou les canaux de communication les plus adaptés à vos membres et leurs habitudes. Privilégiez tout de même un envoi par écrit (par exemple, un mail avec accusé de réception) afin d’éviter toute contestation ultérieure en cas de litige.

2. Émargement de la feuille de présence

Le jour de l’AG, avant d’entamer vos échanges, il est essentiel de passer par l’étape de la feuille de présence. Chaque membre présent doit la signer en arrivant dans les locaux, avant le début de la réunion.

Cet émargement n’est pas qu’une simple formalité administrative : elle permet de vérifier si le quorum est atteint, c’est-à-dire le nombre minimum de voix nécessaires pour que l’AG puisse délibérer. En gros, pas de quorum, pas d’assemblée générale. C’est aussi simple que ça. Vous serez donc contraint de prévoir une nouvelle convocation selon les modalités prévues par vos statuts.

3. Déroulement de l’assemblée générale

Le président de séance, prévu par vos statuts ou élu en début de réunion, va gérer les débats en respectant plusieurs étapes incontournables :

• Vérification préalables : il s’assure que l’AG a été convoquée dans les règles et que le quorum est atteint ;
• Cadrage de la discussion : avant le début des échanges, il est conseillé d’instaurer un cadre clair et de fixer les règles concernant les prises de parole. Cela va apporter de la clarté et éviter des débordements ;
• Présentation de l’ordre du jour et débats : c’est le moment de présenter les rapports annuels (moral, financier, d’activité), de partager les projets pour l’année à venir, d’échanger, de répondre aux questions ;
• Votes : une fois les débats clos, vous procédez au vote à main levée ou à bulletin secret, en fonction des modalités prévues dans les statuts.

Pensez à prévoir un moment convivial avant ou après l’AG : ça reste un bon moyen de rendre ce moment plus dynamique et agréable pour les participants.

4. Tenue de l’AG

Les assemblées générales peuvent se tenir en présentiel ou à distance. Encore plus depuis la crise sanitaire, il est courant d’organiser ces réunions sans obligatoirement être tous réunis dans la même salle.

Plus concrètement, une assemblée générale à distance peut se tenir :

• en visioconférence ;
• en conférence téléphonique ;
• par consultation écrite.

La seule condition stricte : pouvoir identifier formellement chaque participant, s’assurer du quorum et respecter les règles de majorité requises pour voter les décisions.

Le choix du format présentiel ou distanciel va également être dicté par la taille de votre structure. On n’organise pas une réunion de la même manière pour 7 membres ou 200. À vous de vous tourner vers la solution la plus adaptées à vos contraintes et celles de vos adhérents

5. Procès-verbal d’AG

L’AG ordinaire s’est bien déroulée et les décisions ont été votées ? Ce n’est pas tout à fait fini puisqu’il faut encore rédiger le procès-verbal d’assemblée générale.

Si la loi ne l’impose pas pour toutes les situations, sa rédaction reste vivement recommandée à chaque fois. Il permet :

• d’attester que l’AG s’est déroulée dans le respect des règles ;
• de résumer en détails les débats et les votes ;
• de servir de preuve pour certaines formalités juridiques ;
• d’éviter des contestations en cas de désaccord.

Attention, un PV bâclé ou incomplet peut, à l’inverse, entraîner l’annulation des délibérations qu’ils rapportent. Avouez, ce serait dommage de perdre des subventions ou des agréments pour ce motif.

Le procès-verbal doit obligatoirement mentionner :

• la date de l’AG ;
• le lieu de la réunion ;
• la signature de la personne représentante légale de l'association.

Mais dans les usages, on ajoute également au PV :

• l’ordre du jour ;
• l’ensemble des résolutions adoptées pendant la séance ;
• les résultats des votes.

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Comment Kis peut vous aider pour l’organisation
de vos assemblées générales ?

Gérer une association et des assemblées générales, ça demande une organisation rigoureuse.

Heureusement, Kis est là pour simplifier votre quotidien. Notre plateforme collaborative personnalisée va vous permettre d’éviter de jongler entre différents outils et de :

• planifier vos AG en quelques clics : créer un espace dédié, définir la date dans un calendrier interactif, et suivre l'avancement de la préparation en temps réel ;
• partager vos documents en toute sécurité : centraliser vos rapports financiers et tous les documents nécessaires au sein d’un espace partagé unique et sécurisé, avec gestion fine des droits d’accès ;
• gérer les présences efficacement : créer une feuille de présence numérique, envoyer des rappels automatiques aux retardataires, et vérifier en un coup d’oeil qui le quorum est atteint ;
• faciliter la collaboration à distance : tous les membres accèdent aux mêmes informations, mises à jour instantanément. Et des notifications personnalisées permettent de rester informé des échéances importantes.

Kis s’adapte à tous les besoins de votre association loi 1901, fondation, fédération ou ONG. L’organisation des AG ne devient plus une source de stress mais un moment de collaboration fluide et simple.

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