Assemblée générale constitutive d’association : comment ça marche ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale constitutive d’association ?

L’assemblée générale constitutive désigne la toute première réunion des membres fondateurs de votre future association. C’est, en quelque sorte, la première pièce de l’édifice.

C’est lors de cette importante AG que vous allez constituer officiellement votre nouvelle organisation. Concrètement, les membres fondateurs vont notamment devoir :

• fixer les objectifs de l’association ;
• définir la feuille de route des activités et des actions à mener ;
• répertorier les moyens matériels et financiers mis en œuvre pour atteindre les objectifs de l’organisation ;
• déterminer le montant des cotisations ;
• adopter le nom et le siège social de l’association ;
• désigner les membres du bureau exécutif et du conseil d’administration.

En bref, cette AG n’est pas un moment à prendre à la légère : c’est le véritable top départ de votre nouvelle vie associative.

L’assemblée générale constitutive
est-elle obligatoire ?

Techniquement, la loi n’impose pas la tenue d’une assemblée générale constitutive, sauf pour les associations communales et intercommunales de chasse agréées.

Cependant, si elle n’est pas obligatoire, dans les faits, cette réunion se montre absolument indispensable pour les associations loi 1901. Pourquoi ? tout simplement car l’administration va vous demander un certain nombre de documents qui découlent directement de cette AG.

Par exemple, si vous souhaitez déclarer votre association en ligne ou directement à la préfecture, vous devrez fournir :

• la liste complète des dirigeants et leurs coordonnées ;
• les statuts datés et signés par au moins deux dirigeants ;
• le procès-verbal de l’AG constitutive daté et signé.

Sans cette assemblée, impossible de produire tous ces éléments. En d’autres termes, pas d’AG constitutive = pas d’asso reconnue. C’est aussi simple que ça.

Bon à savoir : Si vous décidez de créer une association non déclarée (dite “de fait”), vous pouvez quand même tenir une AG constitutive et adopter des statuts. Mais sans déclaration officielle, votre organisation n’aura pas de personnalité juridique et elle ne pourra pas obtenir de numéro SIRET, bénéficier de subventions ou ouvrir un compte bancaire.

Assemblée générale constitutive :
une convocation est-elle nécessaire ?

À ce stade de la création, puisque votre association n’existe pas encore, aucun texte de vous impose une convocation formelle.

Mais là encore, dans la pratique, il est préférable de jouer la carte du sérieux, d’éviter tout malentendu d’entrée et d’envoyer une convocation écrite à toutes les personnes impliquées dans le projet associatif :

• membres fondateurs ;
• premiers adhérents potentiels ;
• toute personne morale ou physique participant à la constitution de l’association.

Dans la convocation, pensez à indiquer certaines informations essentielles, à savoir :

• la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
• l’ordre du jour ;
• la copie du projet de statuts de l’association ;
• la liste des candidats aux différentes fonctions du Conseil d’administration ou du bureau.

Pensez également à faire signer la convocation par la personne qui en prend l’initiative afin de démontrer la transparence du processus. Une fois votre association officiellement créée, vos statuts définiront les règles de convocation des futures assemblées ordinaires ou extraordinaires.

Comment se déroule une assemblée constitutive d’association ?

Une fois vos convocations envoyées et un lieu défini, vous pouvez passer aux choses sérieuses. Le déroulement de l’AG constitutive n’est pas strictement encadré par des règles précises : vous disposez donc d’une certaine souplesse.

Toutefois, le respect de certaines bonnes pratiques peut vous permettre d’organiser cette première réunion dans les meilleures conditions. Commencez par désigner un président de séance chargé de mener les discussions, ainsi qu’un secrétaire de séance qui rédigera le procès-verbal. Une fois ces rôles attribués, vous pouvez suivre l’ordre du jour.

Adoption des statuts

Les statuts, ce sont les fondations de votre association. Autant dire que ce document se montre crucial. Ils déterminent notamment :

• la structure de l’association ;
• son fonctionnement ;
• sa composition ;
• les pouvoirs de chaque instance dirigeante ;
• les modalités d’adhésion ;
• les règles d’exclusion des membres ;
• les conditions de dissolution.

En amont de l’AG, il est recommandé de préparer un projet de statuts. Vous pourrez ainsi débattre clause par clause, proposer des amendements et voter chaque point. Une fois le vote effectué, tous les fondateurs – ou au minimum deux dirigeants – doivent signer ces fameux statuts.

Pensez à imprimer autant d’exemplaires qu’il y a de membres fondateurs, ainsi que des copies pour la déclaration en préfecture et d’autres à garder au siège de l’association.

Désignation des dirigeants

Deuxième étape importante : la désignation des dirigeants qui occuperont des postes clés dans votre organisation. Parmi les postes les plus courants, on retrouve :

• le président, qui représente légalement l’association ;
• le secrétaire, garant de la traçabilité et du suivi administratif ;
• le trésorier, gestionnaire des finances.

En fonction des modalités définies par vos statuts, cette désignation peut s’effectuer par :

• vote à main levée ou bulletin secret ;
• nomination statutaire directe.

Au cours de l’AG, les membres peuvent également désigner un mandataire chargé d’effectuer toutes les démarches administratives de déclaration d’association auprès de la préfecture et de publication dans le JOAFE (Journal officiel des associations et fondations d'entreprise).

Reprise des actes engagés par les fondateurs

Avant même la création officielle de l’association, il est courant que les fondateurs engagent des dépenses : location d’un local, impression de documents, achat de matériel, etc. L’assemblée générale constitutive permet donc de faire un point sur ces actes et sommes avancées.

L’AG peut ainsi reconnaître et valider ces dépenses, et les transférer sur le compte de l’association afin de se faire rembourser rapidement et décharger de toute responsabilité personnelle.

Pour cela, il suffit d’énumérer et de justifier chaque frais dans un document séparé et de préciser :

• la nature de l’acte ;
• son auteur ;
• le montant engagé.

Une fois signé, le document sera annexé aux statuts définitifs.

‍

> À lire aussi : Comment financer son association : 7 idées à mettre en place

Comment rédiger le procès-verbal
d’AG constitutive ?

La réunion est terminée ? Il reste une dernière étape mais pas la moins importante : la rédaction du procès-verbal de l’AG constitutive.

Pourquoi rédiger un procès-verbal ?

Le procès-verbal possède plusieurs intérêts. Tout d’abord, ce document atteste de tout ce qui a été dit, voté et décidé lors de l’assemblée générale. C’est en quelque sorte la mémoire de votre AG. Il sert de rappel aux participants et permet aux absents de suivre tout ce qui s’est dit. Il constitue également une preuve permettant de clarifier les décisions prises en cas de conflit.

Mais surtout, le PV reste une pièce administrative obligatoire : vous devez en remettre une copie lors de la déclaration de votre association. Par conséquent, un procès-verbal mal rédigé ou incomplet peut entraîner le rejet de votre déclaration, voire l’annulation de certaines décisions prises lors de l’AG. Il est donc impératif de le rédiger avec le plus grand soin.

Qui doit rédiger le procès-verbal ?

Généralement, c’est le secrétaire de séance désigné en début d’AG qui se charge de la rédaction du procès-verbal. Mais les statuts de l’association peuvent prévoir que le secrétaire général fraîchement élu s’occupe de cette tâche importante. Dans tous les cas, l’identité du rédacteur et sa qualité doivent être mentionnées sur le PV.

Une fois rédigé, le procès-verbal doit être daté et signé par, au minimum, un dirigeant de l’association. Il est toutefois conseillé de le faire signer par le président et le secrétaire de séance, voire par tous les membres présents si vous n’êtes pas trop nombreux. Un moyen de symboliser un engagement fort de toutes les personnes présentes.

Que doit contenir le procès-verbal ?

Un bon procès-verbal d’assemblée général constitutive doit comporter plusieurs éléments obligatoires :

• la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
• l’ordre du jour ;
• la liste des participants ou une feuille de présence jointe ;
• les noms et fonctions des dirigeants élus ou nommés.

Le PV doit également retranscrire fidèlement les débats, les questions soumises au vote avec les résultats détaillés et, bien sûr, les décisions adoptées. N’hésitez pas à être exhaustif et le plus précis possible dans la rédaction du PV. En cas de litige, chaque détail peut avoir son importance.

Une fois rédigé, amendé et signé, conservez précieusement ce document dans un registre dédié aux procès-verbaux pendant toute la durée de vie de votre association.

Comment Kis peut vous aider dans la gestion
de votre association ?

Entre les convocations, les statuts et les PV, la partie administrative n’est pas toujours une partie de plaisir. C’est pourquoi Kis a été pensé pour simplifier le quotidien des associations, réseaux et fédérations et les accompagner dans leur gestion.

Sur notre plateforme collaborative personnalisée, vous pouvez centraliser toute la vie de votre association sur un seul et même outil. Grâce aux fonctionnalités de Kis, vous pouvez :

• gérer facilement vos adhérents, vos cotisations et vos relances ;
• organiser vos événements et assemblées générales grâce à des formulaires personnalisés, un planning intéractif et des rappels automatisés ;
• suivre vos projets et missions dans des tableaux de bord clairs et intuitifs ;
• partager vos documents et procès-verbaux à tous les utilisateurs et en toute sécurité.

En clair, Kis simplifie votre gestion associative, renforce la collaboration de vos équipes et vous libère du temps pour vous consacrer à vos missions.

‍

> À lire aussi : Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’association et comment choisir le bon ?