Votre contrathèque & TLM sur-mesure
Chaque contrat égaré ou mal géré diminue votre chiffre d'affaires et vous expose à des risques juridiques majeurs.
Votre contrathèque Kis centralise, automatise et sécurise tous vos engagements en un espace unique.
Ils construisent l’avenir avec Kis.
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Gérez simplement l'ensemble de vos contrats et signatures, en un seul espace
Génération de contrats automatique
La contrathèque Kis automatise la création documentaire et élimine les tâches manuelles répétitives.
Cette automatisation réduit sans commune mesure les risques d'erreurs et standardise vos processus contractuels.
- Les modèles dynamiques s'adaptent aux types de contrats et intègrent automatiquement les données juridiques de votre entreprise.
- La classification par statut (négociation, envoyé, signé) structure votre workflow contractuel.
- Les envois par email se déclenchent aux étapes prédéfinies, avec suivi des échéances et relances programmées.
Traçabilité et archivage automatique
Chaque modification contractuelle génère un horodatage précis avec identification de l'auteur du changement. La conservation de l'historique complet sécurise votre processus décisionnel et facilite les audits.
Cette traçabilité exhaustive renforce votre conformité RGPD sans effort supplémentaire.
- Versionnage automatique des documents avec comparaison visuelle des modifications
- Conservation conforme aux durées légales de rétention documentaire
- Journalisation complète des consultations et téléchargements
- Certification des archives numériques selon les standards réglementaires
Suivi des dossiers et signature électronique
La visualisation du cycle de vie contractuel simplifie la gestion quotidienne de vos engagements juridiques et commerciaux. Un tableau de bord centralisé affiche l'état d'avancement de chaque dossier.
- Statut en temps réel des contrats par client, type ou échéance
- Workflow personnalisé avec validation multi-niveaux
- Signature électronique à valeur probante intégrée directement
- Notifications automatisées aux parties prenantes à chaque étape clé
- Suivi des délais avec système d'alerte proactif
Respect strict du RGPD
La contrathèque Kis applique une base légale rigoureuse à chaque traitement de données contractuelles.
La transparence envers les personnes concernées (collaborateurs, clients, fournisseurs) reste absolue, avec accès facilité à leurs informations. Chaque donnée stockée répond à un objectif précis, avec une durée de conservation limitée et un chiffrement systématique.
Cette conformité RGPD sur-mesure s'adapte à vos spécificités sectorielles, sans freiner vos processus ni exposer votre organisation à des sanctions administratives.
Comment intégrer un logiciel de contrathèque dans votre entreprise avec Kis ?
Une solution qui s'adapte à vos processus existants, sans contraintes techniques ni délais excessifs.
Créez des portails et back-offices collaboratifs à l’image de vos besoins.
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Les autres avantages
Intégrations
Kis s’intègre facilement avec vos outils existants pour enrichir votre environnement de travail. Gagnez du temps, automatisez vos flux et connectez vos applications en quelques clics.
FAQ : Contrathèque sur-mesure
Qu'est-ce qu'une contrathèque ?
Une contrathèque désigne un système centralisé de gestion documentaire spécialisé dans les contrats et engagements juridiques d'une organisation. Cette plateforme numérique centralise l'ensemble du cycle de vie contractuel, du brouillon initial jusqu'à l'archivage, en passant par la négociation, la signature et l'exécution.
Contrairement à un simple stockage de fichiers, une contrathèque structure les documents selon une taxonomie juridique précise. Elle extrait les métadonnées clés (parties, dates, montants, clauses particulières) et les rend interrogeables. Les utilisateurs retrouvent instantanément un accord par client, type, ou échéance, sans parcourir manuellement des classeurs physiques ou répertoires numériques désorganisés.
La contrathèque moderne inclut aussi des fonctions d'alerte, de validation séquentielle et d'analyse contractuelle.
Pourquoi utiliser une contrathèque ?
L'adoption d'une contrathèque répond à des enjeux concrets de productivité et de sécurité juridique. Les entreprises confrontées à un volume croissant d'accords contractuels y trouvent une solution structurante.
Les bénéfices directs d'une contrathèque incluent :L'adoption d'un ATS personnalisé transforme radicalement l'efficacité de vos processus de recrutement. Les bénéfices concrets incluent :
- Réduction significative du temps de recherche documentaire
- Élimination des oublis de renouvellement grâce aux alertes automatiques
- Diminution des risques de non-conformité par standardisation des clauses
- Accélération du cycle de signature par workflow digital
- Protection contre la perte documentaire via sauvegarde sécurisée
Ces avantages se traduisent par une meilleure maîtrise des engagements contractuels et une diminution des frais juridiques liés aux contentieux évitables.
Pourquoi choisir Kis pour votre contrathèque ?
Kis se démarque des solutions traditionnelles par sa capacité unique à créer une contrathèque totalement alignée avec vos pratiques existantes, sans vous forcer à adapter vos processus à un logiciel rigide.
Les atouts distinctifs de Kis face aux solutions conventionnelles :
- Personnalisation complète sans code / interfaces standardisées
- Utilisateurs illimités sans surcoût / tarification par compte utilisateur
- Déploiement en 48h / projets de plusieurs mois
- Évolution continue autonome / dépendance aux éditeurs
- Intégration native avec vos applications / silos d'information
Votre équipe juridique conserve ainsi le contrôle total sur son environnement de travail et bénéficie d'une puissance technologique habituellement réservée aux grands groupes.
Comment dématérialiser efficacement votre gestion des contrats ?
La transition vers une contrathèque numérique suit un processus méthodique qui garantit l'intégrité de vos engagements juridiques.
- Auditez votre existant : recensez tous vos types de contrats, volumes et processus de validation actuels
- Définissez votre taxonomie : structurez une classification cohérente par nature, département et cycle de vie
- Configurez votre environnement Kis : créez vos modèles, workflows et règles d'accès sans codage
- Migrez progressivement : commencez par les contrats actifs puis intégrez l'historique par ordre de priorité
- Formez vos utilisateurs : accompagnez chaque équipe avec des sessions adaptées
- Mesurez les gains : établissez des indicateurs précis sur le temps gagné et les risques éliminés
Cette méthodologie garantit une adoption rapide par vos équipes sans perturbation de l'activité juridique quotidienne.La transition vers une contrathèque numérique suit un processus méthodique qui garantit l'intégrité de vos engagements juridiques.
Qui utilise une contrathèque en 2025 ?
En 2025, la gestion contractuelle digitalisée s'est généralisée à travers différents secteurs. L'adoption des contrathèques s'est accélérée avec l'évolution des pratiques de travail hybrides.
Par type d'organisation :
- PME de 50 à 250 salariés professionnalisant leur gestion juridique
- Startups en phase de scale-up structurant leurs engagements contractuels
- ETI harmonisant leurs processus multi-sites
- Cabinets d'avocats optimisant leur relation client
- Établissements publics soumis à des exigences de traçabilité
Par département utilisateur :
- Équipes juridiques centralisant leur base documentaire
- Services achats standardisant leurs clauses fournisseurs
- Départements RH sécurisant les contrats de travail
- Directions commerciales accélérant leur cycle de vente
Cette diversification des usages illustre l'adaptabilité des contrathèques aux besoins de chaque organisation.
Pourquoi la gestion de contrats est primordial dans votre structure ?
Une gestion contractuelle défaillante expose directement votre organisation à des risques financiers et juridiques quantifiables. Les déficiences dans ce domaine se traduisent par des conséquences concrètes et souvent coûteuses :
- Pénalités financières automatiques déclenchées par des délais non respectés
- Renouvellements tacites de contrats obsolètes ou désavantageux
- Litiges juridiques dus à l'application de versions erronées des accords
- Perte d'opportunités commerciales par lenteur du processus de validation
- Rupture de confidentialité par accès inapproprié aux clauses sensibles
- Audits internes ou externes infructueux par absence de traçabilité
Chacune de ces situations engendre des coûts directs et indirects qui affectent votre trésorerie et votre réputation.
Quel rôle un logiciel contrathèque joue-t-il dans la gestion du cycle de vie des contrats ?
La contrathèque numérique accompagne chaque phase du cycle contractuel, de la création à l'archivage.
Lors de l'élaboration, elle fournit des modèles pré-approuvés avec des clauses validées juridiquement. En phase de négociation, elle compare les versions et met en évidence les modifications. Durant la signature, elle orchestre le circuit d'approbation interne, puis externe, via signature électronique.
Pendant l'exécution, elle surveille les obligations réciproques et les jalons critiques. À l'approche des échéances, elle anticipe les décisions de renouvellement, renégociation ou résiliation. Enfin, elle archive les documents selon les durées légales de conservation avec preuves d'horodatage.
Cette couverture intégrale du TLM (Total Lifecycle Management) élimine les zones d'ombre habituelles entre la signature et le renouvellement d’un contrat.
Mon logiciel contrathèque me permet-il d'analyser les performances de mes contrats ?
La contrathèque Kis transforme vos contrats en source d'intelligence économique grâce à ses capacités analytiques avancées. Les données extraites automatiquement alimentent des tableaux de bord personnalisés selon votre secteur d'activité. Vous surveillez ainsi le délai moyen de signature par type de contrat ou interlocuteur, identifiant les goulots d'étranglement dans vos processus.
L'analyse comparative des clauses négociées révèle votre position de force ou de faiblesse face à certains partenaires. Le suivi des échéances contractuelles anticipées optimise votre planning de renégociation. Les métriques de conformité mesurent l'adhésion aux standards internes par département ou région.
Ces indicateurs ne restent pas statiques : ils évoluent en continu pour refléter vos priorités stratégiques.
Quelles sont les alternatives à une contrathèque ?
Plusieurs systèmes tentent de répondre aux besoins de gestion contractuelle, mais avec de fortes limitations comparées à une solution dédiée.
- Les ERP intègrent parfois des modules de gestion documentaire, mais manquent généralement de flexibilité pour les workflows juridiques spécifiques.
- Les tableurs Excel, malgré leur omniprésence, créent rapidement des versions multiples sans contrôle ni traçabilité.
- Les solutions GED traditionnelles stockent efficacement les documents, mais ignorent les spécificités contractuelles comme les échéances ou clauses particulières.
- Les logiciels PDM (Product Data Management) gèrent les documents techniques mais s'avèrent inadaptés aux aspects légaux.
Kis vous propose une contrathèque plus adaptée que ces alternatives car elle centralise, structure et automatise l'intégralité du cycle contractuel.
Combien coûte une contrathèque sur-mesure ?
Le budget d'une contrathèque personnalisée varie selon plusieurs facteurs clés liés à votre contexte organisationnel et vos exigences techniques. L'envergure de votre catalogue contractuel influencera directement l'investissement nécessaire, tout comme la complexité de vos processus de validation.
L'intégration avec vos systèmes existants (CRM, ERP, logiciels métiers) modifie également l'équation financière. Les solutions traditionnelles facturent généralement par utilisateur, pénalisant les entreprises avec de nombreuses parties prenantes.
Kis bouleverse ce modèle avec un tarif indépendant du nombre d'utilisateurs, particulièrement avantageux pour les organisations en croissance. Cette approche sans surcoût par collaborateur réduit considérablement le coût total de possession sur la durée.
Combien de temps pour développer ma contrathèque Kis ?
Le délai de mise en œuvre d'une contrathèque révèle des écarts importants entre les approches traditionnelles et la méthode Kis. Les projets classiques s'étendent typiquement sur plusieurs mois.
Ces calendriers s'allongent encore avec les développements spécifiques et les phases de test successives. Cette temporalité ralentit le retour sur investissement et expose l'organisation à des risques prolongés.
Kis raccourcit ce cycle à seulement 2 jours pour une version opérationnelle, grâce à sa technologie no-code et ses templates juridiques préétablis. Cette rapidité exceptionnelle résulte d'une approche modulaire où les fonctionnalités s'ajustent visuellement sans programmation complexe.
Vous commencez à sécuriser vos processus contractuels presque immédiatement, avec des ajustements incrémentaux selon vos retours d'usage.
Qu’en est-il du RGPD et du stockage de mes données pour ma contrathèque ?
Kis applique une politique stricte en matière de protection des données avec un hébergement exclusivement français, garantissant une souveraineté numérique complète.
L'architecture technique intègre nativement les principes du privacy by design avec :
- chiffrement des données sensibles,
- journalisation des accès
- et durées de conservation paramétrables.
La séparation logique des environnements client assure l'étanchéité totale entre organisations.
La plateforme simplifie l'exercice des droits des personnes concernées grâce à des exports standardisés et des procédures d'effacement sécurisées. Votre DPO accède à un tableau de bord dédié aux obligations RGPD, incluant le registre des traitements et la documentation technique requise lors des audits.
Quelles sont les fonctionnalités intéressantes proposées par Kis ?
La plateforme Kis enrichit votre gestion contractuelle avec des capacités avancées rarement réunies dans une seule solution :
- Système de tags utilisateurs cumulables à l'infini pour une granularité d'accès inégalée
- Moteur d'alerte paramétrable sur toute date ou condition contractuelle
- Classification dynamique des contrats par statut avec visualisation du workflow
- Génération automatique de documents à partir de modèles personnalisables
- Comparaison instantanée entre versions d'un même contrat avec surlignage des différences
- Tableaux de bord analytiques avec indicateurs de performance contractuelle
- Recherche full-text dans le contenu même des documents
- Interconnexion avec vos applications existantes sans développement complexe
