Comment organiser un événement associatif en présentiel, en distanciel ou hybride ?

Événement en présentiel : fonctionnement
et création

Un événement associatif en présentiel, comme son nom l’indique, consiste à réunir tous les participants physiquement dans un même lieu pour vivre une expérience commune. Et les possibilités sont illimitées :

• concert ;
• tournoi sportif ;
• exposition ;
• pièce de théâtre ou projection de film ;
• kermesse ;
• loto ;
• conférence ;
• repas dansant, etc.

Libre à vous de choisir le meilleur rendez-vous pour rassembler du monde et faire rayonner votre association loi 1901.

Pourquoi organiser un événement associatif en présentiel ?

Toutes les organisations peuvent organiser un événement associatif en présentiel, quelle que soit leur taille. Mais pourquoi opter pour le format physique ? Accueillir les participants en personne se montre idéal pour :

• créer du lien avec votre communauté grâce à de échanges direct ;
• organiser des activités conviviales nécessitant une présence physique : concert, repas, atelier, maraude, kermesse, etc. ;
• valoriser un lieu ou un cadre particulier où se tient l’événement ;
• favoriser les interactions informelles entre les participants comme lors d’un café ou d’une pause networking.

Pour faire simple, c’est le format parfait pour renforcer la cohésion et l’engagement autour de votre association.

Comment organiser un événement associatif en présentiel ?

L’organisation d’un événement associatif en présentiel nécessite une vraie préparation logistique. Pour un rendez-vous réussi, voici quelques étapes clés à respecter.

Avant l’événement :

• Trouver et réserver le lieu : vérifiez la disponibilité aux dates souhaitées, la capacité d’accueil, les équipements disponibles et l’accessibilité ;
• Identifier les besoins en prestataires : traiteur, sécurité, régie son, animateurs… Anticipez et contactez-les rapidement pour réserver leurs services ;
• Gérer les autorisations nécessaires : si l’événement se déroule dans un lieu public, vous devrez effectuer des demandes d’autorisations auprès de la mairie ou de la préfecture. Également, renseignez-vous sur les démarches et autorisations nécessaires en cas de buvette avec alcool, de diffusion de musique, de loterie ou de tombola ;
• Créer une billetterie en ligne : personnalisez-la et présentez en détails votre événement pour donner envie d’y participer ;
• Établir un plan de communication : publications sur votre site, réseaux sociaux, newsletters, campagne de presse ou d’affichage… Planifiez votre communication en amont pour susciter la curiosité ;
• Envoyer les invitations avec les informations pratiques : adresse, plan d’accès, horaires, programme… Relancez les participants avec des informations complémentaires pour maintenir l’engagement.

Le Jour J :

• Préparer un déroulé précis : attribuez des rôles et missions clairs à chaque membre et bénévoles de votre association, avec un planning précis et cadré ;
• Désigner une personne référente : elle sera la seule à solliciter en cas d’imprévu ou d’urgence ;
• Respecter les normes de sécurité : contrôle des accès, limites de capacité, assurance adaptée, issues de secours… La sécurité des participants reste primordial ;
• Rester réactif : si toute la logistique a été anticipée et bien cadrée, vous pouvez vous concentrer sur l’événement et profiter du moment.

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Événement en distanciel : fonctionnement
et création

Les événements en distanciel ont connu un véritable essor en 2020, durant la crise du Covid. Grâce à la visioconférence et aux outils numériques, il est possible de rassembler tous vos participants sans avoir besoin de se rassembler physiquement, et ce, pour diverses occasions :

• webinaire ;
• formation en ligne :
• conférence ;
• challenge sportif connecté ;
• live d’un cours, etc.

Pourquoi organiser un événement associatif en distanciel ?

Détrompez-vous : un événement associatif en distanciel ne se résume pas à une simple visioconférence un peu ennuyeuse. Au contraire, ça peut représenter une belle occasion d’élargir votre audience et de proposer des nouveaux formats innovants.

Au-delà de la plus large exposition, ce format offre de nombreux avantages :

• permettre la participation du plus grand nombre, y compris les personnes à mobilité réduite ou éloignées géographiquement ;
• accueillir le maximum de monde, sans limite de jauge ou de capacité ;
• éviter les contraintes liées aux lieux physiques, aux intempéries ou aux mesures sanitaires ;
• créer du lien entre tous les acteurs de votre association grâce à des outils numériques interactifs comme les chats, les sondages ou les quiz.

Le distanciel reste également un solution économique et écologique, tout en préservant l’engagement de vos membres.

Comment organiser un événement associatif en distanciel ?

Même si vous vous épargnez toute la logistique d’une manifestation en présentiel, l’événement en ligne demande également une vraie préparation.

Choix des outils et supports :

• Sélectionner les bons outils de visioconférence : Google Mette, Zoom, Microsoft Teams… Face au large choix d’outils, prenez le temps de tester les fonctionnalités, de vérifier les limites du nombre de participants en version gratuite et assurez-vous que la solution choisie réponde à tous vos besoins ;
• Préparer des supports numériques : créez un visuel d’attente avant le lancement, prévoyez un habillage durant l’événement et préparer vos présentations afin de proposer un rendu professionnel et engageant ;
• Tester les outils en amont : organisez plusieurs sessions de tests pour les maîtriser à la perfection et éviter une mauvaise surprise le Jour J.

Organisation et communication :

• Communiquer les modalités d’accès : détaillez l’outil utilisé, l’horaire de l’événement, le lien de connexion et les éventuels codes d’accès. Également, pensez à envoyer des rappels aux participants la veille et le Jour J ;
• Briefer les intervenants sur les bonnes pratiques : correctement position sa caméra face au visage, vérifier sa connexion Internet, préparer des liens à partager dans le chat, tester l’outil en amont ;
• Créer une billetterie en ligne : c’est nécessaire même pour un événement en distanciel. Elle vous permettra de suivre le nombre d'inscriptions et de récupérer les coordonnées des participants pour les contacter ultérieurement.

Le Jour J :

• Désigner des modérateurs : une personne gère l’animation pour rendre l’événement dynamique et maintenir l’attention des participants, tandis qu’une autre s’occupe de contrôler la “salle” virtuelle, le chat, les éventuels perturbateurs ;
• Donner les consignes dès le départ : quand et comment poser des questions ? faut-il couper les micros ? Qui contacter en cas de problème technique ? ;
• Prévoir un canal de communication parallèle : WhatsApp, Slack, Discord… Pensez à une solution de secours, indépendante de la plateforme principale, pour gérer les imprévus en temps réel et communiquer entre organisateurs et intervenants.

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Événement hybride : entre présentiel et distanciel

Un événement hybride combine le meilleur des deux mondes. Un savant mélange permettant de profiter de tous les atouts du présentiel et du distanciel. Par exemple, ça peut être le cas d’un concert avec un public restreint mais une large diffusion en ligne ou d’un événement physique avec une interactivité améliorée sur place, grâce au numérique.

Pourquoi organiser un événement hybride ?

L’événement hybride, c’est un peu la formule gagnante permettant d’optimiser l’impact de vos actions associatives. Et ce ne sont pas les seuls atouts de ce format :

• Élargir votre audience et toucher à la fois des participants physiques et connectés depuis chez eux. Un moyen de doubler voire tripler votre portée ;
• Rassembler un public hétérogène : Membres technophiles ou non, proches ou éloignés géographiquement, habitués de vos événements ou juste curieux, le format hybride accueille tout le monde, sans distinction ;
• Composer intelligemment avec les contraintes : Vous avez un budget serré ? Louez une petite salle avec peu de capacité et ouvrez votre événement en ligne. Votre communauté est dispersée entre plusieurs réseaux ? Diffusez sur chaque canal en fonction des habitudes de vos membres.

Comment organiser un événement hybride ?

Soyons clairs : l’événement hybride représente un sacré challenge en matière d’organisation puisque vous devez mettre en place tous les conseils et bonnes pratiques détaillés ci-dessus pour les événements en présentiel et en distanciel. Mais, au bout du compte, le jeu en vaut la chandelle.

Pour vous aider à organiser tout ça, voici quelques idées d’événements concrets en fonction de votre secteur :

• Association sportive : organisez un challenge avec des équipes sur place et d’autres à distance, par exemple, 10 000 squats à réaliser collectivement entre les participants physiques et en ligne ;
• Association culturelle : proposez une conférence avec des invités dans une salle et une diffusion en direct. Les internautes peuvent poser des questions tout comme le public sur place ;
• Association humanitaire : programmez un concert solidaire avec des places en  présentiel et des billets distanciels moins cher, et partagez un formulaire de dons en ligne pendant l’événement pour optimiser la collecte ;
• Association environnementale : organisez une balade de ramassage de déchets et invitez d’autres participants à créer leurs propres parcours, chez eux. Résultat : un public touché plus large et davantage d’espaces naturels nettoyés grâce à votre initiative.

Il est également important de noter qu’à la suite de votre événement en présentiel, en distanciel ou hybride, certaines bonnes pratiques vous permettent de prolonger le moment et de surfer sur le succès de votre manifestation :

• Envoyer un mail de remerciements à tous les participants : incluez des photos de l’événement, un compte-rendu et un sondage rapide pour recueillir les avis ;
• Analyser les résultats : nombre de participants physique et/ou en ligne, messages postés, interventions, nouveaux contacts obtenus, réponses aux questionnaires… Toutes ces précieuses données vous permettront d’améliorer vos prochains événements ;
• Rester en contact avec les participants : créez et maintenez un lien avec les inscrites à vos événements, tenez-les informer de vos actualités et invitez-les à vos prochaines actions.

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Comment Kis vous aide à organiser
vos événements associatifs ?

Kis vous accompagne dans la préparation et l’organisation de tous vos événements associatifs. Notre plateforme collaborative personnalisée simplifie le suivi et la gestion de vos projets grâce à des fonctionnalités pensées pour les associations, fédérations ou fondations :

• Planification visuelle : bénéficiez d’une vue d’ensemble sur vos projets avec méthode Kanban et calendrier interactif pour ne rien oublier ;
• Suivi en temps réel : des tableaux de bord personnalisés, des représentations graphiques de l’avancement de vos projets et la création des notifications automatiques pour garder le contrôle, sans stress ;
• Coordination d’équipes : des espaces partagés et sécurisés, avec gestion fine des droits d’accès en fonction des rôles et des responsabilités ;
• Interconnectivité avec tous vos outils existants pour automatiser vos flux et gagner un temps précieux.

Avec Kis, simplifiez votre quotidien et gagnez du temps sur les tâches chronophages pour vous concentrer sur l’essentiel : organiser des événements pour rassembler votre communauté.

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