Logiciel pour association : 6 exemples concrets d’utilisation

1. Gérer les membres et adhésions

Parmi les principales utilisations d’un logiciel pour association, la gestion des adhérents reste essentielle. C’est même la base pour une organisation : savoir qui est membre, qui a réglé sa cotisation, qui participe aux événements.

Oubliez les dossiers rédigés manuellement ou les tableurs interminables. Avec un logiciel comme Kis, vous gérez automatiquement les inscriptions, les relances et centralisez toutes les données de chaque adhérent :

• identité ;
• coordonnées, ;
• historique des cotisations ;
• activités au sein de l’asso, etc.

Par exemple, une personne peut s’inscrire en ligne dans une association sportive via un formulaire en ligne et apparaître directement dans la base de données. Le club peut ensuite programmer des échéances pour les cotisations à des dates précises et envoyer des relances en cas d’oubli.

2. Organiser des événements associatifs
sans stress

Assemblée générale, soirée dansante, tournoi sportif, collecte de dons… Ce sont tous ces événements qui contribuent à la vie d’une association. Il est donc primordial de les organiser sans encombre.

Une plateforme collaborative comme Kis va vous permettre de centraliser toutes les étapes nécessaires à la bonne tenue de l’événement :

• planification ;
• gestion des inscriptions ;
• suivi des participations ;
• implication et missions des bénévoles le jour J, etc.

Votre association culturelle organise un festival ? Avec un logiciel de gestion, sur un seul et même outil, vous allez pouvoir :

• gérer les inscriptions via un formulaire en ligne ;
• vous occuper de la billetterie en ligne ;
• suivre la liste des participants sur des tableaux mis à jour en temps réel ;
• prévoir des stands ou ateliers, et affecter des bénévoles grâce à un calendrier intéractif.

En bref, moins de stress et plus de sérénité avant d’arriver au grand jour.

3. Suivre les finances de l’association

Soyons honnêtes, la partie financière, ce n’est pas vraiment l’aspect le plus amusant de la vie d’une association. Subventions, cotisations, dépenses, factures… Cette gestion peut même offrir quelques maux de tête à certains responsables.

Heureusement, à l’aide d’un logiciel pour association adapté à vos besoins, vous allez pouvoir :

• suivre simplement votre comptabilité et votre trésorerie ;
• générer automatiquement des rapports clairs à présenter lors de vos assemblées générales ;
• faire preuve d’une totale transparence vis-à-vis de vos membres, partenaires et financeurs.

Vous êtes responsable d’une ONG et souhaitez rendre compte de l’utilisation de vos fonds ? Les fonctionnalités de Kis vous permettent de :

• suivre en temps réel l’état de vos finances et de vos dépenses en temps réel ;
• illustrer toutes vos données grâce à des éléments graphiques (camemberts, jauges) pour rendre clair l’avancement de vos objectifs ou de vos dépenses en un coup d’oeil ;
• générer des rapports d’activités simples et à jour pour vos donateurs.

Plus de transparence, plus de crédibilité, plus de confiance en seulement quelques clics.

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A lire aussi : Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion d’association et comment choisir le bon ?

4. Coordonner les bénévoles efficacement

Les bénévoles se montrent essentiels dans la vie d’une association. Mais leur coordination peut rapidement devenir un casse-tête entre le nombre à gérer, les inscriptions, les désistements, les obligations de chacun.

Grâce à une plateforme collaborative personnalisée comme Kis, tout le monde sait quoi faire, où et quand. En utilisant ce logiciel, vous pouvez :

• connaître les disponibilités de chacun ;
• planifiez les missions de chaque personne ;
• créez des planning clairs ;
• informer tous les utilisateurs en temps réel.

Vous voulez un exemple ? Une association caritative organise une collecte de dons dans différents supermarchés. Pour organiser l’événement et gérer les bénévoles, la structure peut utiliser Kis pour :

• classer les missions dans un tableau Kanban et des cartes colorées “À faire”, “En cours”, “Terminé” ;
• transmettre des documents explicatifs à tous les participants ;
• attribuer des créneaux et des lieux de collecte pour chaque bénévole dans un calendrier intéractif ;
• alerte les bénévoles en temps réel grâce à des notifications automatiques.

En tant que responsable, vous bénéficiez d’une vision globale de l’organisation, alors que chaque utilisateur ne peut accéder uniquement aux missions qui le concernent.

5. Centraliser et partager les documents

Entre les PV d’assemblées générales, les statuts, les dossiers de subventions, les conventions, une association peut se retrouver enfouie sous une montagne de documents. Et sans une bonne organisation, il est malheureusement facile d’oublier ou de perdre une information importante, voire de créer des doublons.

Soyez rassuré : votre logiciel de gestion fait figure de grand classeur où il est facile de centraliser tous les fichiers mais aussi de coffre-fort numérique où seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines associations.

Concrètement, sur Kis, vous pouvez :

• classer vos documents, fichiers, photos dans des dossiers partagés ;
• décider, grâce à une gestion fine des droits d'accès, quel utilisateur peut accéder à quel document, en fonction de son rôle ou de ses responsabilités au sein de l’association.

Pour plus de sécurité, notamment pour les informations personnelles et confidentielles, toutes vos données sont hébergées en France, protégées par un cryptage avancé, en conformité avec le RGPD (Règlement général sur la protection des données). 

6. Améliorer la communication interne et externe

Bien communiquer, c’est primordial. Et au sein de votre organisation, ce ne sont pas les occasions qui manquent :

• informer les membres et les bénévoles ;
• mobiliser votre communauté ;
• créer du lien avec vos adhérents, etc.

Un logiciel pour association va vous permettre de structurer votre communication aussi bien interne qu’externe grâce à des fonctionnalités simples :

• publication d’actualité ;
• envoi de newsletters ;
• notifications pour les personnes concernées.

Prenons l’exemple d’une petite association locale. Grâce à une plateforme comme Kis, il devient très simple de nouer des liens forts avec tous les acteurs concernés :

• documents partagés en temps réel à tous les membres sur les prochains rendez-vous de la structure ;
• newsletters pour informer les bénéficiaires des actualités et des prochains événements organisés près de chez eux ;
• alertes automatisées et personnalisées en cas de nouvelles inscriptions ou de dons.

Toutes les personnes concernées reçoivent la bonne information au bon moment. Un véritable atout pour votre organisation.

Vous voulez en savoir plus sur les avantages de Kis et découvrir encore plus de fonctionnalités utiles au quotidien pour votre association ?