Comment organiser un événement associatif ?

1. Définir les objectifs de l’événement associatif

Organiser un événement associatif, ça demande du temps, de l’énergie et de l’argent. Alors, avant de vous lancer, mieux vaut savoir où vous aller. C’est pourquoi il est essentiel de définir précisément les objectifs de ce grand rendez-vous.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreuses bonnes raisons de vouloir rassembler votre communauté, par exemple :

• célébrer une réussite ou une réalisation marquante ;
• lancer une campagne de dons ;
• attirer et recruter des bénévoles ;
• présenter un nouveau projet innovant ;
• faire connaître votre association auprès du grand public.

Vous avez plusieurs objectifs en tête ? Dans ce cas, hiérarchisez-les par ordre d’importance : ciblez l’objectif majeur et intégrez les autres en complément. Ce travail vous aidera à organiser le déroulé de l’événement, et à construire un message clair au moment de convier les futurs participants.

Bon à savoir : N’hésitez pas à vous fixer un objectif chiffré. Combien de personnes souhaitez-vous attirer ? 50, 100, 200 ? Cette projection vous donnera un cap clair, vous permettra d’ajuster votre communication et vous aidera à évaluer objectivement le succès de votre événement.

2. Fixer le cadre de l’événement

Un loto ne s’organise pas de la même manière qu’un tournoi sportif ou un festival musical en plein air. Chaque événement implique une organisation différente avec trois principaux critères à prendre en compte : la date, l’heure et le lieu.

Choisir la date et l’heure

Un événement réussi, ça s’anticipe. Planifiez votre manifestation au moins 3 semaines à l’avance afin de laisser le temps aux participants de noter le rendez-vous et de s’organiser. Sans surprise, un événement organisé la veille pour le lendemain n’a quasiment aucune chance d’attirer les foules.

Pour trouver le créneau idéal, n’hésitez pas à utiliser des outils de planification collaboratifs comme Kis. En quelques clics, vous identifierez facilement les disponibilités communes des membres de l’association et ciblerez les créneaux susceptibles de rassembler le plus de participants.

Choisir le lieu

Le choix du lieu découle naturellement de vos objectifs, de l’ampleur de l’événement, du nombre de participants attendus et du créneau choisi. Plusieurs solutions s’offrent à vous.

‍

Dans un lieu privé

Vous pouvez décider d’organiser votre événement dans un lieu privé, comme une salle des fêtes, un théâtre ou un café. Dans ce cas, il vous suffit de prendre contact en amont avec le responsable des lieux et de vous organiser en fonction de tous les détails pratiques.

‍

Dans un lieu public

Autre possibilité : organiser l’événement associatif dans un lieu public. Cette solution implique toutefois quelques démarches administratives mais, rassurez-vous, rien d’insurmontable. Vous devez simplement déposer une déclaration préalable auprès de :

• la mairie concernée ou dans chaque mairie si l’événement se tient sur plusieurs communes ;
• la préfecture pour les événements organisés dans les chefs-lieux ;
• la préfecture de Police pour Paris.

‍

Votre dossier de déclaration doit comprendre :

• les informations sur votre association ;
• les coordonnées des organisateurs ;
• l’objet et le descriptif de l’événement ;
• le lieu, la date et l’heure ;
• le nombre de participants attendus ;
• toutes informations complémentaires concernant la sécurité.

‍

Il est conseillé de déposer votre dossier au moins 3 jours avant la date prévue. Attention, pour un événement à Paris, comptez au moins 2 mois à l’avance.

‍

Dans vos locaux

La solution la plus simple reste d’organiser ça chez vous, au sein de vos locaux associatifs. Après tout, pourquoi chercher ailleurs si vous êtes en mesure d’accueillir tout le monde ? D’autant que ça reste une occasion pour vos invités de découvrir votre QG et l’environnement de votre association.

3. Déterminer les rôles de chaque membre

La clé d’un événement réussi ? Un travail d’équipe parfaitement coordonné. Mobilisez tous vos membres actifs et bénévoles et répartissez les rôles en fonction des envies et des compétences de chacun.

Cette approche collaborative vous offre deux principaux avantages :

• vous allégez la charge de travail ;
• vous renforcez la cohésion et l’implication de votre équipe.

‍

Pour parfaitement coordonner toutes vos actions et organiser tout ce petit monde, créez un rétroplanning détaillé avec toutes les tâches à accomplir :

• logistique ;
• communication ;
• programme ;
• recherche de partenaires ;
• gestion du contenu, etc.

‍

Pour chaque tâche, désignez un responsable et fixez une échéance claire et réaliste.

Astuce : Grâce à un logiciel pour association comme Kis, vous pouvez suivre l’avancement de vos projets en temps réel et coordonner simplement vos équipes grâce à des calendriers interactifs.

‍

> À lire aussi : Gestion des bénévoles d’association : comment les impliquer et les fidéliser ?

4. Créer un lien d’inscription pour l’événement

L’une des grandes interrogations lors de la création d’un événement reste le nombre de personnes attendues. Pour vous simplifier la vie et éviter quelques maux de tête, mettez en place un système d’inscriptions en ligne. Cette solution présente plusieurs avantages :

• Suivi du nombre d’inscrits en temps réel ;
• Pas de boîte mail saturée par les confirmations donc moins de risques d'erreur ou d’oubli dans le traitement des réponses ;
• Meilleure anticipation logistique : nombre de chaises, quantité de nourriture, etc.

À noter : pensez à soigner votre page d’inscription. Elle doit donner envie de participer à l’événement et fournir toutes les informations essentielles pour que les internautes sachent à quoi s’attendre.

5. Envoyer des invitations à votre communauté

Soyons honnêtes : tous les invités ne sont pas égaux. Certaines personnes méritent une attention particulière :

• financeurs ;
• partenaires ;
• mécènes ;
• personnalités influentes du territoire ou du secteur d’activité.

Pour convier ces participants à votre événement, évitez les mails génériques groupés. À l’inverse, privilégiez des messages personnalisés afin de leur montrer que leur présence compte pour votre association. Vous pouvez même envisager de leur téléphoner pour prendre des nouvelles et renforcer le lien.

Pourquoi accorder une importance telle à des invités ? Car ces personnes peuvent devenir de très efficaces relais de communication. Également, encouragez-les à partager l’événement dans leurs réseaux afin de mettre votre manifestation en lumière.

6. Communiquer sur l’événement

Une bonne communication, c’est un élément crucial pour réussir votre grand rendez-vous. Vous pouvez bien organiser l’événement du siècle, si personne n’est au courant, ça n’a pas grand intérêt.

Utiliser les réseaux sociaux

Aujourd’hui, communiquer sur les réseaux sociaux se montre inévitable. Mais vous devez cibler la bonne plateforme pour toucher votre public cible :

• Facebook pour un public large et familial ;
• LinkedIn : pour attirer les professionnels et partenaires ;
• Instagram : pour un public jaune attiré par des visuels impactants ;
• X (ex-Twitter) : pour gagner en visibilité auprès d’influenceurs de votre secteur.

Bonnes pratiques de communication

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en place pour gagner en efficacité et attirer davantage de monde :

• Communiquez régulièrement mais sans abuser de spam pour autant ;
• Identifiez les personnes susceptibles de relayer votre message ;
• Dévoilez le programme au fur et à mesure afin de créer de l’attente chez les participants ;
• Montrez les coulisses de la préparation de l’événement, cela apporte de l’authenticité et stimule l’engagement du public ;
• Indiquez le nombre de places restantes à l’approche du Jour J pour créer un sentiment d’urgence.

Communication physique

À l’heure du digital, il ne faut pas pour autant dénigrer les supports de communication traditionnels. Une belle affiche ou des flyers aux couleurs de votre association peuvent faire toute la différence, plus particulièrement s’il s’agit d’un événement local.

‍

> À lire aussi : 7 bonnes pratiques de communication interne en association

7. Finaliser les derniers détails

Le grand jour approche ? À J-3, c’est le moment de procéder à une dernière checklist. Pensez à vérifier :

• les courses à faire ;
• les supports de présentation ;
• les goodies et le matériel de merchandising ;
• la signalétique et le fléchage jusqu’au site et sur place ;
• la déclaration SACEM si vous diffusez de la musique durant l’événement ;
• les diverses autorisations démontrant que tout est en règle.

‍

Bon à savoir : Pensez à envoyer un mail de rappel à tous les participants 1 à 2 jours avant l’événement. C’est l’occasion de rappeler les informations pratiques et les détails importants. Un simple message qui contribue à réduire significativement le nombre d’absents.

8. Rester disponible pendant l’événement

Cela peut paraître évident, ce n’est pas forcément facile mais c’est pourtant fondamental : en tant que dirigeant de l’association, le Jour J, montrez-vous présent et disponible.

Si vous passez la journée à courir de partout (même si c’est parfois nécessaire) avec un air stressé, vos équipes et les participants vont le ressentir, et cela impactera directement l’ambiance de l’événement.

À l’inverse, accueillez vos invités chaleureusement, créez une atmosphère détendue et bienveillante, en accord avec les objectifs visés. Des petits gestes qui permettront de construire une image de marque positive et durable.

Si vous avez bien suivi l’étape 3 et correctement réparti les rôles au sein de votre équipe, tout devrait rouler. Alors respirez, souriez, détendez-vous et profitez de l’événement.

9. Remercier les participants après l’événement

L’événement est terminé ? De votre côté, c’est le moment de consolider tous les bénéfices du succès de ce rendez-vous parfaitement organisé.

Prenez le temps d’envoyer un message de remerciement à tous les participants, de partager votre ressenti sur l’événement et d’annoncer les prochaines grandes dates de votre association. Également, n’hésitez pas à recueillir les impressions des personnes présentes via un sondage rapide.

Enfin, pour prolonger la vie de l’événement et renforcer le sentiment d’appartenance, n’oubliez pas de partager des photos et vidéos de l’événement sur vos réseaux sociaux.

‍

> À lire aussi : Comment augmenter le nombre d'adhésions de son association ?

10. Faire le bilan de l’événement

Quelques jours après votre événement associatif, analysez l’organisation et le déroulement de la manifestation d’un point de vue personnel mais également collectif avec vos équipes. Il est intéressant de recueillir tous les ressentis, d’autant qu’ils peuvent être différents d’une personne à l’autre.

Vous pouvez dresser un bilan à deux niveaux.

Quantitatif :

• Nombre de participants VS nombre d’inscrits ;
• Coût total de l’événement VS budget prévu ;
• Temps de préparation nécessaire ;
• Fonds récoltés, s’il s’agissait de l’un de vos objectifs.

‍

Qualitatif :

• Satisfaction des participants grâce aux retours du sondage ;
• Satisfaction des organisateurs ;
• Difficultées rencontrées ;
• Nouvelles opportunités créées.

‍

Une fois le bilan dressé, vous pouvez trier vos observations en trois catégories très simples :

• À garder : ce qui a fonctionné ;
• À améliorer : ce qui peut être optimisé ;
• À supprimer : ce qui n’a pas marché.

‍

Cette méthode, très facile mais efficace, vous permettra d’améliorer progressivement vos événements associatifs et de gagner en efficacité à chaque édition.

Comment Kis vous accompagne dans l’organisation de votre événement associatif ?

Chez Kis, nous savons que l’organisation d’un événement associatif, ça demande de jongler entre de nombreuses tâches simultanées. Heureusement, notre plateforme collaborative et personnalisée a été pensée pour simplifier votre quotidien.

Notre logiciel pour associations, fédérations et fondations vous offre de nombreuses fonctionnalités qui vont fluidifier chaque étape de votre organisation :

• Planification visuelle : une vue d’ensemble de vos projets avec méthode Kanban et calendrier interactif pour ne rien oublier ;
• Suivi en temps réel : des tableaux de bord personnalisés, des représentations graphiques de l’avancement de vos projets et la création des notifications automatiques pour garder le contrôle, sans stress ;
• Coordination d’équipes : des espaces partagés et sécurisés, avec gestion fine des droits d’accès en fonction des rôles et des responsabilités ;
• Interconnectivité avec tous vos outils existants pour automatiser vos flux et gagner un temps précieux.

Avec Kis, c’est moins de temps perdu et plus de sérénité : vous pouvez vous concentrer sur l’essentiel et organiser des moments mémorables pour toute votre communauté.

‍

> À lire aussi : Logiciel pour association : 6 exemples concrets d’utilisation