Comment bien accueillir les adhérents et bénévoles dans son association ?

Pourquoi soigner l’accueil
des nouveaux adhérents et bénévoles ?

Bien accueillir un nouvel adhérent ou un bénévole, c’est primordial. Imaginez un peu arriver dans une nouvelle structure où vous ne connaissez personne, vous ne savez pas où vous installer ni à qui vous adresser. C’est pourquoi soigner l’arrivée de vos nouveaux membres peut se montrer bénéfique pour eux comme pour votre organisation.

Aider l’adhérent ou le bénévole à trouver ses marques

On peut l’avouer : être le “petit nouveau”, ce n’est pas une situation toujours très confortable. Un accueil chaleureux réduit diminue ce sentiment et crée un environnement rassurant où la recrue comprend facilement :

• comment fonctionne l’association ;
• comment elle va pouvoir contribuer à vos actions ;
• qui fait quoi dans l’organisation.

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Rejoindre une association loi 1901, c’est débuter une grande aventure humaine. Et toute belle aventure mérite une introduction digne de son nom.

Poser les bases d’un engagement durable

Accueillir un nouveau membre, ce n’est pas juste encaisser sa cotisation et remplir un formulaire d’adhésion. Ces premiers instants doivent marquer la création d’une relation de confiance durable dans le temps.

En soignant cette étape clé, vous allez pouvoir :

• renforcer la fidélisation des bénévoles et adhérents ;
• transmettre les valeurs de l’association ;
• créer une atmosphère bienveillante où tout le monde peut s’exprimer et trouver sa place ;
• renforcer votre image de marque en faisant de vos membres satisfaits des ambassadeurs de choix.

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Anticiper et préparer l’arrivée
du nouveau membre

L'accueil des bénévoles et adhérents ne démarre pas le jour J mais bien en amont. Dès qu’une personne manifeste son intérêt ou confirme son inscription, c’est le moment pour anticiper son arrivée et concevoir son parcours d’intégration.

Donner un avant-goût de la vie associative

Avant même l’adhésion officielle, vous pouvez proposer à votre futur membre une première découverte de votre association :

• rencontrer les équipes ;
• assister à une réunion ;
• participer à un événement ou à une mission ponctuelle.

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Cela reste un moyen simple de rassurer le futur bénévole ou adhérent, et de dissiper ses doutes potentiels en faisant preuve d’une totale transparence.

Clarifier les rôles et les attentes

Chaque association possède sa propre manière de fonctionner et de s’organiser. Alors, autant être clair dès le départ et présenter à votre futur membre :

• son rôle précis au sein de l’organisation ;
• les objectifs et responsabilités associés ;
• les premières missions à venir ;
• les ressources disponibles : humaines, matérielles ou numériques ;
• le niveau d’engagement attendu et la fréquence des échanges.

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L’idéal, pour éviter tout malentendu, reste de rédiger une petite fiche de poste ou de missions afin de clarifier les responsabilités de chacun.

Écouter les besoins et contraintes

Une intégration réussie, ça va dans les deux sens. Vous devez prendre le temps d’écouter et comprendre les préférences, disponibilités ou freins de chaque membre.

Savoir qu’une personne ne peut venir que le mercredi ou qu’elle préfère le terrain aux tâches administratives : toutes ces informations vont vous permettre de mieux l’accompagner et de préparer son parcours.

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Jour J : réussir le premier contact

Ça y est, le nouvel adhérent ou bénévole vient de franchir les portes de votre association. C’est évidemment un moment important puisqu’il va donner le ton de votre collaboration. Alors, comment faire une bonne première impression mais sans trop en faire ? On vous explique tout ça.

Un accueil chaleureux

Ça paraît évident mais pensez à accueillir votre nouveau membre avec le sourire, avant d’entamer quelques formalités incontournables :

• présentation des équipes présentes ;
• visite des locaux ;
• détail du déroulement des activités quotidiennes.

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N’oubliez pas que ce sont dans ces premiers moments que se créent des liens durables. Alors, pourquoi ne pas échanger autour d’un café ou d’un pot d'accueil convivial ?

Un kit du nouvel arrivant

Toutes les associations ne le font pas mais la préparation d’un petit kit d’accueil en format physique ou numérique reste toujours une idée appréciée. À l’intérieur, vous pouvez y glisser :

• de la documentation sur votre structure : son histoire, ses missions, ses valeurs ;
• les contacts utiles : référents, urgences, etc. ;
• un petit cadeau aux couleurs de l’association : stylo, carnet, porte-clés, tote bag, etc. ;
• un message de bienvenue personnalisé de la part de toute l’équipe.

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Ce kit d’accueil, au-delà de son aspect pratique, prouve aussi que vous avez pensé à la personne avant même son arrivée. De quoi la rassurer et la valoriser.

Désigner un parrain

Parrain, marraine, copilote, référent… Appelez-le comme vous le voulez mais le plus important, c’est que votre recrue puisse se tourner vers une personne identifiée en cas de besoin. Ça évitera les doutes et les questions restées sans réponses par peur de déranger.

Simplifier l’administratif

L’arrivée dans une association, c’est également synonyme des traditionnelles tâches administratives auxquelles il faut se coller. Vérifiez que vous possédez toutes les informations nécessaires à l’adhésion :

• identité et coordonnées ;
• modalité de paiement ;
• autorisation parentale ;
• certificat médical, si besoin.

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Mais attention, veillez à ne pas noyer votre nouvel adhérent sous une montagne de paperasse dès son premier jour. Pour vous simplifier la vie, vous pouvez mettre en place un système d’adhésions en ligne.

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Accompagner l’intégration
les premières semaines

Un accueil réussi, ce n’est pas seulement le Jour J. Les semaines qui suivent l’arrivée de l’adhérent ou du bénévole dans l’association se montrent décisives pour ancrer l’intégration et l’engagement sur le long terme.

Organiser un temps de passation

Si votre nouveau membre rejoint le bureau ou prend la suite de quelqu’un, l’organisation d’un temps de passation se montre inévitable. Le nouvel adhérent prend connaissance de ses nouvelles responsabilités, tout en bénéficiant des conseils et de l’expérience du membre sortant.

Importance de la réunion de rentrée

Si le jour de l’arrivée est important, celui de la grande réunion de rentrée se montre incontournable afin de remettre tous les membres au même niveau d’informations :

• horaires de permanence ;
• lieux des activités ;
• contacts utiles ;
• calendrier des événements à venir ;
• projets en cours ou à venir.

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Pensez à prévoir un support visuel clair que vous pourrez partager à tous les participants.

Tenir informés les nouveaux adhérents et bénévoles

Évidemment, les petits nouveaux ne connaissent pas encore tous les codes ou automatismes de votre association. C’est pourquoi il est nécessaire de les tenir régulièrement informés des évolutions et changements de la vie de votre structure :

• changement d’horaires ;
• absence exceptionnelle ;
• modification de lieux ;
• dates des assemblées générales.

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Ces communications fréquentes seront appréciées par les nouveaux membres comme les anciens, et contribuent à renforcer le sentiment d’appartenance.

Proposer des micro-actions

Pour éviter que votre nouveau membre tourne en rond durant ses premières semaines en attendant sa formation ou sa première grande missions, n’hésitez pas à lui confier des petites actions accessibles, par exemple :

• relire le site web avec un regard neuf ;
• liker les réseaux sociaux ;
• proposer des idées de publications ;
• auditer un document…

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Des petites tâches simples qui montrent que la contribution de votre nouvel adhérent est déjà utile et qui lui donneront envie de s’investir davantage.

Comment Kis peut vous aider à structurer l’accueil de vos membres ?

Accueillir des adhérents et des bénévoles dans une association, ça demande du temps et une bonne organisation. Heureusement, pour vous aider à réussir ces moments importants, vous pouvez compter sur Kis.

Grâce à notre logiciel pour association, vous allez créer des espaces de travail collaboratifs et personnalisés, et bénéficier de fonctionnalités qui vous vous permettre de :

• centraliser toutes les données de vos adhérents et bénévoles au sein d’un même environnement partagé et sécurisé ;
• mieux gérer vos adhérents en leur donnant un accès à un portail dédié sur lequel ils retrouveront tous les documents qui les concernent ;
• créer des espaces collaboratifs personnalisés où vos équipes pourront coordonner leurs actions et projets en temps réel ;
• automatiser les inscriptions, paiements ou encore relances de cotisations ;
• mesurer l'efficacité de votre parcours d’accueil grâce à des tableaux de bord sur lesquels vous visualiserez, en un coup d'œil, le taux de renouvellement, le nombre d’adhésions, la participation à vos événements, etc.

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Avec Kis, vous organisez simplement l’arrivée de vos nouveaux membres et transformez votre gestion associative en véritable levier d’engagement.

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