Comment organiser une assemblée générale extraordinaire d’association ?

Qu’est-ce qu’une assemblée générale
extraordinaire ?

L'assemblée générale extraordinaire, ou AGE, intervient lorsqu’une décision importante et urgente doit être prise. Vous serez donc amené à traiter des sujets cruciaux qui vont impacter directement la vie, la structure ou l’objet social de votre association loi 1901.

Contrairement à l’assemblée générale ordinaire (AGO) qui se tient une fois par an, l’AGE peut survenir n’importe quand durant l’année. C’est en quelque sorte le bouton d’urgence de votre structure si vous ne pouvez pas attendre la prochaine réunion annuelle traditionnelle.

Pourquoi organiser une assemblée générale
extraordinaire ?

Organiser une assemblée générale extraordinaire n’est pas une simple formalité administrative : elle vous permet de prendre collectivement des décisions qui vont impacter durablement votre association, par exemple :

• valider des questions financières majeures : signature d’un prêt important, acquisition d’un bien immobilier pour vos locaux, etc. ;
• modifier vos statuts : changement d’objet social, transformation de la dénomination, nouvelles modalités d’adhésion ;
• prendre des décisions structurantes : exclusion d’un membre, transformation administrative de l’organisation, fusion avec une autre structure ou même dissolution de l’association.

En bref, l’AGE sert à traiter de tout ce qui est urgent et déterminant pour votre association, et qui dépasse la simple gestion courante. 

Quelles différences entre une assemblée
générale extraordinaire et ordinaire ?

La principale différence entre des assemblées générales ordinaires et extraordinaires réside dans leur temporalité. L'AGO est organisée à un rythme régulier et précis, au moins une fois par an, à une date fixée dans vos statuts. L’AGE, elle, ne possède pas de calendrier prédéfini : elle se tient uniquement quand le besoin s’en fait ressentir.

Autre distinction notable : l’objet de la réunion. L’AGO sert principalement à approuver les comptes annuels, valider le rapport d’activité et renouveler les instances dirigeantes. C’est l’occasion de faire le bilan de l’année écoulée et de poser les bases de l’exercice qui débute.

L’AGE se concentre sur des décisions majeures qui transforment l’association en profondeur (voir le détail ci-dessus). En clair, traiter de sujets qui ne peuvent pas attendre la prochaine assemblée générale ordinaire.

Petite astuce : il est possible de tenir une AGO et une AGE le même jour. C’est même un bon moyen d’optimiser la présence de vos membres et d’éviter d’organiser plusieurs réunions.

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Quand organiser une assemblée générale
extraordinaire ?

Une assemblée générale extraordinaire peut être convoquée à tout moment, dès qu’un événement important justifie de tenir une réunion en dehors du cadre habituel. Aucune date butoire ou de fréquence ne sont imposées.

Vous pouvez donc organiser autant d’AGE que nécessaire au cours de l’année. Toutefois, gardez à l’esprit que, comme son nom l’indique, il s’agit d’une réunion extraordinaire. Si vous êtes obligé de prévoir ce rendez-vous tous les mois, il y a sans doute un problème, et il serait judicieux de revoir vos statuts d’association.

L’assemblée générale extraordinaire
est-elle obligatoire ?

La loi ne vous impose pas l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire pour votre association loi 1901. Pas de quota annuel ou de calendrier imposé : c’est vous qui décidez de sa tenue.

En revanche, elle devient obligatoire dès qu’une décision importante doit être prise. Plus concrètement, au sein du bureau, vous ne pouvez pas décider unilatéralement de changer d’objet social ou de dénomination. L’AGE veille à ce que l’ensemble des membres concernés puissent échanger et surtout voter ces modifications.

Les statuts associatifs précisent généralement dans quels cas l’AGE peut être convoquée. Il est à noter que ne pas tenir une assemblée générale extraordinaire au moment d’une décision majeure peut entraîner une contestation juridique de l’un des membres, voire une annulation de la décision.

Qui doit convoquer l’assemblée générale
extraordinaire ?

Généralement, ce sont les membres du bureau ou du conseil d’administration qui se charge de convoquer l’assemblée générale extraordinaire. Plus précisément, c’est souvent le président de l’association qui prend cette initiative. Mais cette responsabilité peut revenir à un autre membre du bureau, en fonction de ce que prévoient les statuts.

Et si les dirigeants se montrent récalcitrants à l’idée d’organiser une AGE malgré les demandes des autres membres de l’association, il est possible d’effectuer une demande en référé auprès du tribunal pour forcer sa tenue. Un moyen de préserver l’exercice démocratique au sein de la structure.

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Comment rédiger la convocation pour l’AGE ?

La convocation va permettre à tous les membres concernés d’être informés de la tenue de l’assemblée générale extraordinaire. Elle doit comporter plusieurs éléments essentiels :

• le nom de l’association ;
• le type d’assemblée : précisez bien qu’il s’agit d’une AGE ;
• le nom et la signature du ou des organisateurs ;
• la date, l’heure et le lieu de la réunion ;
• l’ordre du jour détaillé ;
• la signature de la personne qui rédige la convocation.

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La convocation doit être transmise entre 15 jours et 1 mois avant la date de l’AGE, afin de laisser à tout le monde le temps de s’organiser et de se préparer. Pour les réunions urgentes, respectez tout de même un délai de 15 jours minimum.

Plusieurs solutions s’offrent à vous pour envoyer le document et prévenir les participants :

• l’envoi par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• l’envoi par mail ;
• l’affichage dans vos locaux ou sur votre site web ;
• une publication dans le journal.

Privilégiez un envoi postal ou par mail avec accusé de lecture : vous conservez une trace écrite afin de prouver, en cas de litige, que tout le monde a bien été prévenu dans les temps.

Qui peut participer à l’assemblée générale
extraordinaire ?

Tous les membres de votre association peuvent (et devraient, même) participer à l’assemblée générale extraordinaire. C’est d’ailleurs l’esprit de la loi de 1901 : permettre à tout le monde de s’exprimer et favoriser la démocratie associative.

Dans la pratique, ce sont vos statuts qui décident qui peut voter et combien de voix sont nécessaires pour valider une décision. C’est ce qu’on appelle le quorum. Si certaines personnes ne peuvent pas se déplacer, pensez à instaurer un vote par procuration, voire à distance.

D’ailleurs, veillez à fixer un quorum réaliste dans vos statuts : si le seuil se montre trop élevé, les prises de décisions peuvent rapidement se retrouver bloquées et devenir un véritable handicap pour votre organisation.

Comment rédiger un procès-verbal d’AGE ?

Votre AGE s’est tenue et vous avez voté des mesures importantes ? Il est vivement recommandé de rédiger un procès-verbal à l’issue de la réunion. Ce document, c’est la mémoire de votre assemblée générale : il recense tous les échanges et les décisions prises lors de la réunion.

La procès-verbal se montre d’ailleurs obligatoire si votre association :

• est reconnue d’utilité publique ;
• est soumise à l’impôt sur les sociétés ;
• a contracté un emprunt.

Qui rédige le PV ?

C’est le secrétaire de séance qui se charge de la rédaction du procès-verbal. Son rôle est primordial : il doit consigner tout ce qui se dit et se décide durant la réunion. Le document sera ensuite signé par le secrétaire et le président de séance, ou d’autres signataires prévus dans les statuts en cas d’absence.

Que doit contenir le PV ?

Le procès-verbal d’AG doit se montrer le plus précis et complet possible, et mentionner :

• le quorum et la liste des participants présents ;
• les éléments de la convocation : date, lieu, heure de la réunion ;
• l’ordre du jour détaillé ;
• les décisions prises et le résultat des votes ;
• les rapports de gestion, si pertinents.

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Un PV incomplet voire inexistant peut entraîner l’annulation de toutes les décisions prises lors de l’AGE. Il faut donc se montrer rigoureux. Veillez également à diffuser le procès-verbal à l'ensemble de vos adhérents, et à l’afficher sur votre site Internet et dans vos locaux.

Attention : si une modification de vos statuts a été décidée lors de la réunion, une copie certifiée conforme du PV doit être envoyée à la préfecture dans les 3 mois suivant l’AGE. Vous devez également publier un avis au JOAFE (Journal officiel des associations et fondations d'entreprise).

Comment Kis peut vous aider à organiser
votre assemblée générale extraordinaire ?

Comme on vient de le voir, l’organisation d’une assemblée générale extraordinaire implique de nombreuses formalités administratives et une bonne organisation. Rassurez-vous, Kis a été pensée pour simplifier le quotidien des associations, réseaux, fédérations, fondations, ONG et toutes les organisations non gouvernementales.

Grâce à notre plateforme collaborative entièrement personnalisée, vous centralisez l’organisation de cette importante réunion dans un seul et unique environnement sécurisé sur lequel vous allez pouvoir :

• planifier l'événement et partager l’ordre du jour à tous les participants via leurs espaces de travail personnalisés ;
• gérer les adhérents et convocations en temps réel et programmer des rappels automatiques à l’approche de la date de la réunion ;
• centraliser tous les documents (statuts, ordre du jour, PV) dans un espace partagé et sécurisé, avec gestion fine des droits d’accès ;
• coordonner vos équipes et collaborer de manière plus fluide avec vos membres, adhérents, bénévoles, partenaires et financeurs.

Avec Kis, l’organisation des assemblées générales devient (enfin) facile. Vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer à ce qui compte vraiment : faire évoluer votre association et mener à bien tous vos projets.

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