Gestion financière d'une association : 6 erreurs à éviter

1. Une mauvaise planification financière

En matière de gestion financière d’association, une mauvaise planification reste une des erreurs majeures à éviter. Négliger cet aspect risque de transformer votre aventure associative en véritable parcours du combattant.

Les risques d’une mauvaise planification

Une mauvaise planification financière expose votre association à des risques importants pouvant mettre son fonctionnement en péril :

• Épuisement rapide des ressources : vos fonds s’évaporent et vous n’avez plus de réserve pour financer vos futurs projets ;
• Endettement : vous devez emprunter de l’argent pour couvrir les charges courantes de la structure ;
• Dépendance à des donateurs : si vous comptez trop sur certains partenaires et financeurs, leurs éventuels retraits mettraient votre organisation en danger.

Comment améliorer la planification ?

Vous l’avez donc compris : une bonne planification financière est primordiale pour la bonne santé de votre association. Mais comment faire ? Voici quelques bonnes pratiques qui vous permettront de maintenir le cap sereinement :

• Construire un budget prévisionnel réaliste : estimez vos revenus et vos charges pour l’exercice à venir en vous basant sur des données fiables et à jour ;
• Prévoir une marge de manoeuvre : gardez toujours un coussin financier en cas d’imprévus ;
• Suivre régulièrement les comptes : comparez les dépenses réelles avec celles prévues afin de pouvoir réagir rapidement si c’est nécessaire.

Une bonne planification fait figure de boussole. C’est elle qui vous indiquera la voie à suivre tout au long de l’année, qui vous aidera à anticiper vos dépenses et à contrôler efficacement votre trésorerie.

2. Une mauvaise gestion des frais généraux

Loyer, assurances, fournitures, matériaux, salaires… Les frais généraux, ce sont toutes ces dépenses nécessaires au bon fonctionnement de l’association. Elles nécessitent une attention toute particulière car elles peuvent vite devenir un gouffre si vous les laissez filer.

Pourquoi les frais généraux sont importants ?

Une mauvaise gestion des frais généraux peut entraîner une situation financière particulièrement instable pour votre association. Une accumulation de coûts superflus et de gaspillage peuvent, à terme, représenter des sommes conséquentes qui plongent vos finances dans le rouge.

À l’inverse, une gestion intelligente de tous vos frais généraux va vous permettre de réaliser des économies importantes et de bénéficier d’une meilleure maîtrise de votre budget tout au long de l’année.

Comment optimiser vos frais généraux ?

Pour vous aider à mieux gérer les frais généraux de votre association, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Établir un budget détaillé qui inclut tous vos frais généraux ;
• Auditer régulièrement vos charges afin de repérer les sources de gaspillage ;
• Analyser vos dépenses pour éliminer celles qui ne sont pas nécessaires et chercher des moyens de réaliser des économies ;
• Faire appel à des bénévoles ou des stagiaires pour alléger la masse salariale de l’association.

Un contrôle rigoureux de vos frais généraux, c’est la perspective de davantage de sérénité financière pour mener à bien tous vos projets associatifs.

3. Ignorer les obligations légales

En tant qu’association loi 1901, une bonne gestion financière passe inévitablement par une parfaite connaissance des obligations légales et des différentes règles comptables. En un non-respect de la législation peut se montrer lourd de conséquences :

• sanctions financières ;
• perte de crédibilité aux yeux des adhérents, donateurs, partenaires et financeurs ;
• dissolution de l’association dans les cas les plus extrêmes.

Que dit la législation ?

Pour éviter ces possibles sanctions, il est donc essentiel de vous renseigner sur toutes vos obligations et, surtout, de les comprendre. Elles impliquent notamment :

• la tenue d’une comptabilité à jour ;
• une transparence et intégrité financière ;
• la réalisation d’actions d’intérêt général non lucratives ;
• le respect de vos statuts ;
• la déclaration de modifications statutaires effectuées en préfecture dans les délais impartis, etc.

Comment respecter toutes les obligations légales ?

Quelques réflexes peuvent vous permettre de bien gérer vos finances et d’éviter des problèmes d’un point de vue légal :

• Se familiariser avec les exigences de la loi 1901 ;
• Suivre des formations spécifiques et/ou solliciter l’aide d’experts qui sauront vous accompagner ;
•  Utiliser des outils de gestion dédiés aux associations, comme Kis, qui facilitent le suivi comptable et facilitent le respect des obligations légales ;
• Adopter une politique rigoureuse en matière de transparence.

Vous l’avez compris, mieux vaut prévenir que guérir : un simple oubli peut coûter très cher à votre organisation.

4. Ne pas diversifier ses sources de financement

Pour son développement, une association peut compter sur un large éventail de sources de financement. Mais en ignorer certaines ou mettre tous ses œufs dans le même panier peut se montrer risqué en cas de retrait d’un financeur.

Quelles sont les sources de financement possibles ?

Plusieurs opportunités s’offrent à votre organisation pour bénéficier de fonds et mener à bien tous vos projets :

• Autofinancement : adhésions, cotisations, droits d’entrée ;
• Dons, donations et legs ;
• Aides publiques : État, collectivités territoriales, établissements publics administratifs, Union européenne ;
• Mécénat et parrainages d’entreprises ;
• organisation d’événements ou ventes de produits ;
• Financement bancaire ;
• Financement participatif (crowdfunding).

Pourquoi diversifier vos sources de financement ?

Comme expliqué plus haut, ne pas diversifier ses sources de financement, c’est se rendre dépendant d’un seul acteur. Et si votre financeur connaît des difficultés ou décide de fermer le robinet, c’est toute votre organisation qui se retrouve en péril. C’est pourquoi il est primordial d’établir un plan de financement diversifié afin d’assurer stabilité et pérennité à votre association.

Veillez également à développer vos sources de revenus propres afin de mieux gérer vos finances et de renforcer votre indépendance autant que possible. On n’est jamais mieux servi que par soi-même.

‍

> À lire aussi : Comment financer son association : 7 idées à mettre en place

5. Ne pas suivre les flux de trésorerie

Connaître l’état de votre trésorerie, ce n’est vraiment pas un luxe. Un suivi régulier vous permet d’anticiper et de prévenir d’éventuels problèmes de liquidité avant qu’ils ne deviennent dangereux pour l’association.

Les risques d’un mauvais suivi du flux de trésorerie

Le flux de trésorerie désigne les entrées et sorties d’argent de votre organisation. Négliger le suivi régulier de ces mouvements financiers, c’est s'exposer à :

• des difficultés pour honorer vos factures dans les temps ;
• des pénalités de retard qui vont grever votre budget ;
• des charges imprévues qui créeraient un effet boule de neige difficilement contrôlable ;
• des relations détériorées avec vos fournisseurs, partenaires, financeurs.

Quelles solutions concrètes ?

Pour éviter une situation compromettantes, il n’y a pas de recette miracle :

• Vérifier ses entrées et sorties d’argent pour anticiper toutes mauvaises surprises ;
• Faire des rapprochements bancaires réguliers pour comparer les opérations figurant sur vos relevés bancaires et celles réellement enregistrées dans votre comptabilité ;
• Bénéficier d’une vision claire et à jour de votre trésorerie en utilisant un logiciel pour association comme Kis.

6. Ne pas utiliser un logiciel pour association

À l’ère du numérique, gérer vos finances avec des tableurs Excel et des documents papiers éparpillés, c’est loin d’être l’idéal.

Heureusement, vous pouvez compter sur Kis, une plateforme collaborative personnalisée qui va vous accompagner dans la gestion financière de votre organisation. Concrètement, avec Kis, vous pouvez :

• centraliser et organiser vos demandes de subventions au sein d’un espace partagé unique ;
• suivre vos financements et votre trésorerie en temps réel grâce à des tableaux de bord clairs et intuitifs ;
• collaborer facilement avec vos membres, partenaires et financeurs dans des espaces dédiés et sécurisés ;
• générer automatiquement des bilans et rapports financiers, et faire preuve d’une transparence totale ;
• planifier toutes vos échéances dans un calendrier interactif et programmer des relances automatiques.

Grâce à Kis, vous bénéficiez d’un espace entièrement personnalisé pour gérer vos finances en temps réel avec rigueur et clarté.

‍

> À lire aussi : Comment demander une subvention pour son association ?