Comment créer une carte d’adhérent d’association ?

Qu’est-ce qu’une carte d’adhérent d’association ?

Une carte d’adhérent, c’est la pièce d’identité de chaque membre de votre association loi 1901. Bien évidemment, ce document atteste de l’adhésion de chacun. Mais elle contient également des informations essentielles sur l’adhérent lui-même et sur votre organisation. Au-delà de son aspect symbolique, cette carte joue aussi un rôle pratique dans la gestion de vos adhésions et de vos cotisations.

À quoi sert la carte d’adhérent ?

La carte d’adhérent d’association n’est pas qu’un simple bout de plastique à glisser dans le portefeuille. Elle présente bien de nombreux intérêts aussi bien pour votre structure que pour le membre de l’organisation.

Pour l’association

Cette carte facilite grandement la gestion administrative de l’association. Grâce au numéro d’identification unique, vous retrouvez rapidement les informations personnelles de chaque membre dans votre base de données. Plutôt utile si votre structure accueille des centaines d’adhérents.

Également, ce document vous permet de catégoriser vos membres avec précision : fondateurs, adhérents actifs, membres d’honneur, partenaires et financeurs, etc. De cette manière, vous contrôlez avec plus de facilité leurs participations aux assemblées générales ou aux divers événements organisés par votre association.

Cette petite carte peut représenter un outil de sécurisation : dotée d’un code-barre et ou d’un QR code, elle peut permettre de contrôler les accès à vos locaux ou à des équipements spécifiques.

Pour l’adhérent

Du côté de vos membres, la carte d’adhérent atteste tout d’abord de l’acceptation des statuts et du règlement intérieur, ce qui peut se montrer utile pour certaines formalités administratives ou en cas de litige.

Surtout, elle peut représenter un précieux sésame vers des avantages pour vos membres, par exemple :

• tarifs préférentiels sur vos activités ;
• réductions chez vos partenaires ;
• invitations à des événements ;
• accès à des contenus en ligne, etc.

Enfin, une simple carte d’adhérent reste un levier puissant pour attirer de nouveaux membres et renforcer la fidélisation. En affichant votre logo ou vos couleurs, elle accroît le sentiment d’appartenance à votre communauté. De quoi stimuler leur implication au sein de votre structure et durant vos activités.

La carte d’adhérent est-elle obligatoire ?

Rien ne vous oblige à délivrer une carte d’adhérent. Vous êtes donc parfaitement libre de ne pas créer ce document si vous ne le souhaitez pas.

Il existe toutefois une exception qui peut la rendre obligatoire : si vos statuts associatifs ou le règlement intérieur prévoient expressément la délivrance de ce fameux document. Dans ce cas de figure, vous pouvez remettre une carte à toutes les catégories de membres et faire varier son usage en fonction des profils.

Par exemple, une personne qui ne paye pas de cotisation pourra avoir une carte symbolique alors qu’un adhérent payant et actif utilisera sa carte pour accéder à des événements et bénéficier d’avantages.

Il est important de noter que la carte ne représente pas une preuve valide d’adhésion à votre association. Pour qu’une personne devienne officiellement membre de votre organisation, elle doit remplir et signer un bulletin d’adhésion. C’est ce document qui matérialise l'acceptation des conditions générales et formalise juridiquement l’adhésion.

Quelles informations doivent apparaître
sur la carte d’adhérent ?

Vous avez le choix concernant les informations à faire apparaître sur la carte d’adhérent. Toutefois, certaines mentions se montrent pertinentes pour que ce petit document se montre vraiment utile.

Côté association, vous pouvez mettre en avant les éléments suivants :

• le nom et le logo de l’organisation ;
• les coordonnées complètes : adresse, téléphone, mail ;
• le site web et le nom des comptes sur les réseaux sociaux ;
• les horaires d’ouverture des locaux ;
• les mentions relatives aux obligations : respect du règlement intérieur, type d’assurance ou de licence ;
• la signature d’un membre du bureau comme le président, le secrétaire ou le trésorier.

Concernant les informations propres à l’adhérent, la carte peut mettre en avant :

• son identité complète : nom, prénom, date de naissance ;
• ses coordonnées : adresse, téléphone, mail ;
• son numéro unique d’adhérent ;
• sa photo d’identité ;
• son statut au sein de l’association : fondateur, membre du bureau, simple adhérent ou membre VIP ;
• la date d’émission et de validité.

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10 critères à prendre en compte pour créer
une carte d’adhérent

Vous voulez créer une carte d’adhérent pour votre association ? Avant de vous lancer dans l’impression, voici 10 éléments clés à prendre en compte pour concevoir une carte impeccable, au rendu professionnel :

• 1. Format et l’épaisseur : optez pour le format standard ISO 86x54 mm (celui d’une carte bancaire), avec une épaisseur de 0,76 mm, en PVC. Si vous choisissez du papier cartonné, tournez-vous vers un grammage solide d’au moins 200g ;
• 2. Orientation : le format paysage reste le plus courant et le plus pratique mais rien ne vous interdis le format portrait si votre design s’y prête davantage ;
• 3. Matériau : une carte en plastique se montre plus résistante dans le temps, tant dis que le carton ou le papier reste écoresponsable. Le choix va dépendre de votre budget et de la validité des adhésions ;
• 4. Type d’impression : recto seul ou recto-verso, en noir et blanc ou en couleur. Tout dépend de la quantité d’informations à imprimer et, là encore, de votre budget ;
• 5. Type de coins : les bords arrondis se veulent standards et plus esthétiques que les bords droits ;
• 6. Laminage : brillant ou mat ? Le choix dépend de vos goûts et du rendu souhaité ;
• 7. Qualité visuelle : utilisez des photos et des images en haute définition. Des visuels flous, de mauvaise qualité ou pixélisés renvoient une image amateur de votre structure ;
• 8. Accessoires : selon la fréquence d’utilisation, prévoyez un porte-badge ou une pince-crocodile pour faciliter le port de la carte ;
• 9. Options supplémentaires : envisagez un rabat adhésif pour coller une photo ou protéger la carte de l’usure, ou un volet détachable pour la comptabilité ;
• 10. Budget : comme expliqué précédemment, le coût de création de la carte peut varier fortement en fonction du matériau, des options choisies et du prestataire sélectionné.

D’une manière générale, privilégiez un design simple et clair qui facilite la lecture. Utilisez les couleurs propres à votre association et vérifiez bien toutes les informations avant de lancer l’impression.

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Comment Kis vous aide dans la gestion
de vos adhérents ?

Créer une carte pour vos membres, c’est une étape. Mais la gestion de vos adhérents reste une mission majeure de la vie de votre association loi 1901, fondation, ONG ou organisation à but non lucratif.

Ça tombe bien, Kis est là pour simplifier votre quotidien. Notre plateforme collaborative et personnalisée vous offre de nombreuses fonctionnalités qui vont transformer la gestion de vos membres en véritable atout :

• Base d’adhérents centralisée et sécurisée : toutes leurs informations sont stockées dans un espace accessible à tout instant, sécurisé et conforme au RGPD ;
• Inscriptions et adhésions automatisées : créez des formulaires personnalisables, proposez un paiement en ligne et programmez des relances automatiques pour les relances et les renouvellement de cotisations ;
• Expérience fluide pour vos adhérents : chaque membre dispose d’un espace personnel pour consulter ses informations, télécharger ses documents et justificatifs et suivre l’actualité de l’association ;
• Outils de pilotage intelligents : nombre d’adhérents, taux de renouvellement, participation aux événements… Visualisez vos indicateurs clés en temps réel au sein de tableaux de bord interactifs et bénéficiez d’une vision claire de votre activité pour prendre les meilleures décisions.

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Avec Kis, vous construisez des portails internes à votre image et adaptés aux besoins spécifiques de votre association et de tous vos adhérents.

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